Por que o IVS virou um "encontro offline de 10 mil pessoas": o presidente Toshiaki Shimakawa fala sobre a história, o design dos eventos paralelos e como os participantes podem aproveitar

Shimakawa queria originalmente ser pesquisador. Na graduação, estudou biologia e, enquanto fazia pós-graduação na Universidade de Osaka, pesquisava biologia molecular no RIKEN. Ele pensava em seguir carreira como pesquisador ou em se envolver com empreendedorismo e gestão em algo como uma startup de biotecnologia, mas sentia que a pesquisa e a área de biotecnologia avançavam devagar. Ao observar os pesquisadores ao seu redor, às vezes pensava: "Com 40 ou 50 anos e ainda nesta etapa?". Por isso, decidiu conhecer as startups de TI, que avançavam mais rápido, e, ainda estudante, participou do IVS como voluntário.

Essa participação criou conexões com o meio das startups, e ele foi convidado a entrar em uma empresa de capital de risco como responsável por investimentos. Cerca de dois meses depois de entrar, passou a participar da criação da subsidiária japonesa do aplicativo de transmissão ao vivo "17LIVE". Ele conta que fazia de tudo: do registro da empresa à redação de contratos e à prospecção de agências de talentos. Ficou na empresa por pouco menos de três anos e, no fim, como chefe do departamento de planejamento corporativo, cuidava da parte financeira, como balanço patrimonial e demonstração de resultados. Quando a organização chegou a pouco menos de 200 pessoas e o faturamento atingiu a casa das dezenas de bilhões de ienes, ele concluiu que seu papel havia terminado; hoje, concentra-se no trabalho de investimentos em uma VC e na organização do IVS. Quando o moderador se surpreendeu com o salto "de voluntário a presidente", Shimakawa lembrou que nunca imaginou que isso aconteceria e que tinha participado sem grandes pretensões.

O IVS começou em 2007. Havia um evento antecessor chamado NILS, e o primeiro IVS foi criado por três pessoas. Na época, praticamente não existia um espaço onde fundadores de startups compartilhassem know-how, ou seja, um ecossistema. Foi para criar um lugar em que os empreendedores pudessem trocar informações e conhecimentos de verdade que o evento começou, com cerca de 50 pessoas.

A maioria dos participantes eram empreendedores e investidores de Tóquio, todos muito ocupados. Para que todos conseguissem reservar tempo uns para os outros, adotou-se deliberadamente a política de realizar o evento fora de Tóquio. No início, as edições aconteciam com frequência em Miyazaki e Kyoto e, depois disso, o evento continuou sendo realizado duas vezes por ano, em formato offsite, fora de Tóquio. Até antes da pandemia, era totalmente fechado para convidados e tinha menos de mil pessoas. Também chegou a ser realizado no exterior, por exemplo em Taiwan.

Shimakawa assumiu como terceiro presidente em 2020, e logo em seguida veio a pandemia de covid-19. Como não era possível fazer o evento presencialmente, a edição de 2020 foi totalmente online, e a seguinte testou também o formato híbrido. Mesmo assim, segundo ele, os participantes queriam interação presencial. O IVS tradicional reservava um andar inteiro de salões de banquete de hotel, mas, por entender que era preciso evitar espaços fechados e cheios, optou-se por um formato ao ar livre, como um acampamento. A edição de 2021 em Nasu, na província de Tochigi, foi pequena, com menos de 500 pessoas, e foi bem recebida pelo clima de acampamento, mas, por ser em setembro, fez muito frio. O evento também chegou a ser adiado.

Na edição seguinte, em Naha, Okinawa, também foi realizado o "IVS Crypto", focado em Web3 e criptomoedas, e o público saltou para cerca de 2 mil pessoas. Shimakawa conta que se surpreendeu com o fluxo interminável de pedidos de participação.

O ponto de virada foi a edição em Kyoto. Shimakawa diz que foi no ano seguinte, em 2022, e a partir dessa edição o evento deixou de ser exclusivo para convidados: qualquer pessoa que comprasse ingresso podia participar. O gatilho foi o anúncio, pelo governo, do "Plano Quinquenal de Fomento a Startups". Os membros discutiram o que o IVS deveria mostrar à sociedade e ao setor de startups e chegaram à conclusão de que havia dois eixos de atuação. O primeiro é o "eixo horizontal", de aumentar o número de empreendedores e ampliar a base. O segundo é o "eixo vertical", de gerar unicórnios, o que significa trazer também investidores estrangeiros e fazer do evento um lugar onde empreendedores japoneses possam se expandir para o exterior ou captar recursos fora do país. Como resultado dessa discussão, decidiu-se abrir o IVS.

A organização achava que reunir cerca de 6 mil pessoas já seria um ótimo resultado, mas o público real chegou a 10 mil. Segundo ele, uma reportagem do Nikkei fez um gráfico mostrando o crescimento de 500 para 2 mil e depois para 10 mil pessoas. Pela lembrança de Shimakawa, a marca de 10 mil foi superada no segundo dia do evento, e ele conta que ficou surpreso ao ver que tantas pessoas tinham interesse em startups. As edições ampliadas em Kyoto já somam três anos seguidos, contando a deste ano.

Quando a escala aumenta, o propósito do evento também muda. Segundo Shimakawa, o IVS de antes era "um lugar aonde se queria ir, mas não se conseguia", do qual participavam, por convite, empreendedores que estavam se destacando. Com 500 ou menos de mil pessoas, é fácil ter uma comunicação intensa. Mas, na transição para a escala de 10 mil pessoas, Shimakawa dizia internamente que "com 10 mil pessoas não dá para fazer networking". O ambiente vira uma espécie de campo de batalha, e não se consegue encontrar a pessoa que se procura. Por isso, ele achou necessário incorporar, ao mesmo tempo, mecanismos para que as pessoas pudessem encontrar quem queriam, e várias iniciativas foram lançadas. Entre elas, a que fez mais sucesso foram os eventos paralelos.

Os eventos paralelos são eventos organizados de forma independente pelos próprios participantes do IVS, que alugam por conta própria um espaço em algum ponto de Kyoto. A organização do IVS ajuda na divulgação e no direcionamento de público, e os participantes do IVS comparecem. Ao longo dos três dias do evento, acontecem de 200 a 300 eventos paralelos. Durante o dia, as pessoas aproveitam as sessões no local principal; à noite, participam de eventos paralelos segmentados por objetivo, o que permite se conectar com pessoas do perfil que desejam encontrar. Shimakawa avalia que a boa aceitação desse mecanismo, que fez a cidade inteira virar uma espécie de local do IVS, se tornou uma nova marca registrada do evento.

Quando o moderador perguntou se não seria uma ideia típica de DAO, justamente por terem realizado um IVS focado em cripto, Shimakawa explicou que a forma de montar eventos e conferências se parece com a de uma mídia. No IVS tradicional, só para convidados, e em muitos outros eventos, uma figura semelhante a um editor-chefe planeja todo o conteúdo de cada sessão e vai elevando a qualidade. Comparando com mídias, é algo próximo do formato de uma revista.

Já o IVS atual, segundo ele diz internamente, busca ser algo como uma rede social dentro do universo das mídias. No YouTube, os usuários sobem conteúdos de qualidade muito variada, mas os de alta qualidade permanecem. Da mesma forma, a organização apenas oferece os mecanismos para que os participantes criem conteúdo, mostra que usá-los traz benefícios e foi espalhando isso como cultura. Como resultado, hoje existe um clima de que "no IVS, a gente faz evento paralelo".

A maioria dos eventos paralelos são encontros temáticos, como "empreendedores de IA, venham" ou "pessoal da área espacial, venham". Há também um número considerável de eventos baseados em atividades. Por exemplo, ele ouviu dizer que um evento em que se discutem ideias com investidores enquanto se corre é bem puxado, porque falta fôlego. Há também opções bem ao estilo de Kyoto, como conversas individuais em um templo. Shimakawa conta que os participantes vão criando novos conteúdos um após o outro, com criatividade.

Neste ano, como nova tendência, surgiram eventos que se apresentam como "conferências paralelas". A característica deles é estar um degrau acima em escala e qualidade. Um evento paralelo comum reúne em média cerca de 100 pessoas, mas as conferências paralelas são realizadas com cerca de 500 pessoas, e o conteúdo das sessões também é bem mais caprichado. Shimakawa disse que, embora já previsse desde o início que isso aconteceria, agora sente que de fato está acontecendo. Segundo ele, há muitos conteúdos de que ele mesmo teria vontade de participar.

A lista de eventos paralelos pode ser consultada no site oficial do IVS. Além disso, todos os eventos paralelos estão reunidos no sistema "4S (Force)", usado nesta edição para o registro de credenciais e a compra de ingressos. Buscando ali, é possível encontrar todos eles, sem deixar nenhum de fora.

O moderador perguntou se esse entusiasmo não surgiria apenas de ter palestrantes de peso. A resposta de Shimakawa foi que um bom evento é aquele em que "os participantes acabam, sem perceber, passando para o lado da organização". Eventos com muitos palestrantes enfileirados tendem, do ponto de vista do participante, a ser passivos, no formato de "vim aqui para aprender". O IVS quer que os participantes assumam ativamente o papel de quem cria as coisas e, por isso, projeta deliberadamente espaço para que eles possam fazer suas próprias iniciativas e se expressar. Shimakawa considera isso um dos principais fatores do entusiasmo.

Em comparação com outros eventos do Japão, o IVS tem uma quantidade esmagadoramente maior de empreendedores e VCs entre os participantes. A organização se comunica especialmente com eles e avisa com antecedência que quer que usem esse mecanismo para criar suas próprias iniciativas. Segundo ele, forma-se um ciclo em que quem acha isso interessante passa para o lado de quem cria. As propostas e iniciativas são renovadas a cada edição, mas vai se espalhando, de forma sutil, a percepção de que "o IVS é um lugar onde esse tipo de coisa acontece". Por isso, já antes do evento cresce aos poucos o ânimo de se preparar, com a ideia de que "é o IVS, então preciso fazer alguma coisa", e o evento passa a ser construído e animado por todos juntos, diz Shimakawa.

As referências que Shimakawa cita internamente são a Comiket e o Burning Man, dos Estados Unidos. A Comiket é um espaço onde as pessoas podem apresentar obras que criaram e se expressar. Há mecanismos para que muitas pessoas contribuam, inclusive divertindo quem está ao redor como cosplayers, e existe um clima de diversão entre os próprios participantes. Shimakawa considera que esse ponto é próximo da filosofia do IVS.

O Burning Man é um evento realizado por cerca de uma semana no deserto de Nevada, nos Estados Unidos. Na explicação de Shimakawa, de 50 mil a 100 mil pessoas se reúnem em um deserto onde não há nada e constroem uma cidade em uma semana. O universo é como o de "Mad Max": os participantes vivem em barracas ou trailers, e artistas criam enormes obras de arte. O que Shimakawa acha interessante é a regra de que, durante o evento, transações com dinheiro são proibidas na cidade, e as pessoas vivem de trocas e compartilhamento. Existe uma visão de mundo e um conjunto de regras básicas de dar uns aos outros o que cada um trouxe, e daí nasce uma cultura.

A edição de Nasu teve justamente o Burning Man como tema. O setor de startups costuma ser chamado de "vila". Se é assim, pensou-se, materializar de fato uma vila poderia mostrar uma boa forma de convivência, e por isso os participantes foram reunidos em Nasu. Eles passavam o dia inteiro juntos, de manhã à noite, em um lugar sem rota de fuga. Materializar comunidades e vilas é uma das coisas que Shimakawa quer fazer.

Shimakawa disse que às vezes lhe perguntam se o IVS é uma conferência ou uma comunidade, mas que ele o considera um "encontro offline". A maioria das pessoas do meio das startups usa o X. Indo ao IVS, é possível encontrar muitas pessoas com quem se interage sempre no X, ver pessoalmente "ah, então é essa pessoa" e voltar para casa com a promessa de fazer algo juntos da próxima vez. É esse o clima do evento, segundo ele.

Outra característica do IVS é que a fronteira entre organização e participantes é difusa, e muitas pessoas ajudam. Segundo Shimakawa, o IVS tem apenas cerca de cinco funcionários efetivos. Há membros que participam como prestadores de serviço, mas, nos dias do evento, a equipe chega a cerca de 300 pessoas. Desde a fase de planejamento e preparação, empreendedores, membros de VCs e funcionários de empresas de apoio a startups se firmaram como membros centrais e ajudam, conta ele. Membros de confiança participam como voluntários e se tornam a primeira faísca que gera o entusiasmo. Shimakawa disse que essa comunidade de equipe e organização talvez seja a maior fonte de tudo.

Sobre como aproveitar o IVS, o que Shimakawa mais recomenda é passar para o lado de quem cria, por exemplo organizando um evento paralelo. Mas, considerando que agora isso talvez seja um pouco difícil, ele listou, em ordem cronológica, preparativos para participantes em geral.

Primeiro, decidir antes de ir de quais eventos paralelos participar e fazer a reserva. No momento da gravação, já haviam chegado cerca de 330 inscrições de eventos paralelos, que a organização verifica e aprova uma a uma. No fim, podem chegar a 400 ou 500. Como são muitos, é importante dar uma olhada antes e se inscrever. À noite, durante o evento, as pessoas circulam pelos eventos paralelos, e muitas passam por vários; por isso, é bom fazer reservas já contando com dois ou três por noite.

Em seguida, encontrar pessoas para ir junto. O IVS promove uma campanha em que os participantes publicam nas redes sociais com uma hashtag anunciando sua presença. Ao publicar, amigos vão levantando a mão um após o outro dizendo "eu também vou". A recomendação é formar um grupo com essas pessoas e trocar informações com antecedência, já que é possível compartilhar informações sobre eventos paralelos e combinar aonde ir. Como uma enorme quantidade de conteúdo chega de uma vez no IVS, Shimakawa descreveu a participação como uma "guerra de informação" e disse que ter companheiros que se ajudam é muito bom. Quando o moderador comentou que parecia ir ao Fuji Rock, Shimakawa concordou e disse que se organizar para ir junto, comer em algum lugar juntos e coisas do tipo é ótimo.

O tema geral deste ano, pelo que se depreende das legendas, é "Reshape Japan with Global Minds". A ideia é repensar a indústria de startups do Japão com uma perspectiva global. Segundo Shimakawa, o Plano Quinquenal de Fomento a Startups está entrando na segunda metade, e chegou o momento de agir com vistas ao que fazer nessa segunda metade e a questões como uma eventual prorrogação por mais cinco anos. Nos Estados Unidos, a situação está passando por grandes oscilações sob o governo Trump e, com o mundo em grande movimento, torna-se importante onde o Japão vai se posicionar. A intenção do tema é que as figuras-chave das startups japonesas possam discutir esses pontos.

Os palcos, segundo ele, foram projetados de forma "bem precisa". Entre os temáticos, há palcos de IA, deep tech e entretenimento. No palco "Global", sobem empreendedores e investidores de todo o mundo, e o palco "Japan" trata de contextos locais e regionais. Há ainda os palcos "Seed" e "Growth", este voltado a startups próximas do IPO, de modo que cada um pode escolher o conteúdo de acordo com sua situação e a fase do seu negócio. São cerca de 280 sessões. Shimakawa recomendou dar uma olhada antes e bloquear na própria agenda as sessões de interesse, já que certamente haverá alguma que a pessoa queira assistir. Segundo ele, só isso já permite obter as informações mais recentes do setor de startups.

Sobre os motivos da escolha dos temas, Shimakawa explicou que, além de IA e deep tech serem tendências atuais, foram priorizadas áreas em que o Japão tem chances de vencer globalmente: deep tech, no sentido de pesquisa e tecnologia, e entretenimento, que gera propriedade intelectual. Áreas como alimentação também poderiam ser candidatas, mas a IA, entre outras, é uma área que o IVS já vinha abordando, por isso foi reforçada. Quando o moderador apontou que os temas eram próximos dos defendidos pelo governo e pelas administrações locais, Shimakawa respondeu que as grandes tendências e estratégias inevitavelmente acabam convergindo. Há também uma estrutura em que recursos fluem do governo, e atua uma dinâmica capitalista, então, de modo geral, é natural que seja assim, na visão dele.

O grande destaque de todos os anos é o evento de pitches "LaunchPad". Nesta edição, 15 empresas se apresentam. O próprio Shimakawa conta que, quando participou como voluntário, viu o LaunchPad e achou as startups interessantes. Cada apresentação tem seis minutos, e a organização faz várias sessões de mentoria de pitch com os participantes antes do evento. Há um grande esforço de lapidação, com orientações como "esta parte está difícil de entender, é melhor explicar assim" ou "nesta ordem fica mais fácil de absorver". Existem outros eventos de pitch no Japão, mas Shimakawa afirmou que pode dizer com confiança que a qualidade do deles é a mais alta. Ele quer que, em especial, quem vai ao IVS pela primeira vez assista.

O local é o salão principal, com capacidade para 2 mil pessoas. No passado, houve casos de pessoas que não conseguiram entrar por causa da restrição de acesso, mas Shimakawa acredita que isso não deve acontecer neste ano.

Uma característica do LaunchPad é que não há tempo para perguntas e respostas. Por isso, a organização exige firmemente que os pitches de seis minutos não deixem dúvidas. Segundo ele, a orientação é que a apresentação seja compreensível só de assistir, sem que fique faltando, por exemplo, a clareza sobre o modelo de negócio ou o potencial de mercado. É por isso que os pitches são fáceis de absorver, explica Shimakawa.

Sobre o vencedor do ano anterior (cujo nome não fica claro nas legendas), Shimakawa avaliou que ele tinha uma visão afiada e uma perspicácia típica de empreendedor. Ele acredita que o que levou à vitória foi ter feito, de forma deliberada, coisas que os outros participantes não costumam fazer, buscando deixar sua marca com uma ou duas coisas diferentes, e ter ido até o fim com isso. Shimakawa lembrou que, antes de subir ao palco, o participante disse que eram "duas opções: vencer ou não chegar nem perto e não ficar entre os premiados", decidiu seguir nesse caminho e cumpriu o plano. Segundo ele, os outros participantes também elaboram estratégias assim, pensando no próprio negócio, nos outros concorrentes e na composição do júri para definir a narrativa e a forma de apresentação.

Perguntado sobre episódios marcantes, Shimakawa citou os relatos que recebe depois de empreendedores que participaram. De vez em quando chegam mensagens como "fechamos uma captação graças ao IVS" ou "conseguimos contratar um CMO", conta ele. Shimakawa diz que organizar o IVS é "absurdamente difícil". Reunir uma quantidade enorme de conteúdo e pessoas e acompanhar a operação para que não haja acidentes é muito trabalhoso. Mesmo assim, ele vai tão longe pelos empreendedores e, quando recebe relatos de resultados justamente deles, que são quem ele mais quer valorizar, sente que valeu a pena.

Do lado da organização, ele também disse que, como tudo é construído por todos, incluindo os voluntários, as festas de encerramento e os momentos de terem chegado juntos ao fim ficam marcados no coração. Na vida adulta, é difícil fazer amigos, e as relações costumam se limitar ao trabalho. O surgimento de amizades que vão além desse tipo de relação é um dos grandes atrativos do IVS, e os membros participantes também costumam dizer isso, segundo ele.

Por fim, Shimakawa enfatizou que, além de sessões e pitches de qualidade, o que o IVS defende é que os participantes "levem para casa resultados concretos". Como a maioria dos participantes tem negócios, foram incorporados ao IVS diversos mecanismos para maximizar resultados ligados diretamente aos seus negócios, como captação de recursos, vendas e contratações. Ele disse que, à medida que o evento se aproximar, quer reunir essas iniciativas e a forma de usá-las no Notion ou em ferramenta similar e distribuí-las aos participantes.

Shimakawa estima que só aprender antes como usá-las e colocá-las em prática já pode render resultados concretos da ordem de alguns milhões a algumas dezenas de milhões de ienes. Em vez de se animar como em uma festa e ir embora, como as pessoas investem tempo e dinheiro para ir, ele quer que tomem a iniciativa para recuperar esse investimento e levem resultados concretos para casa. E encerrou com: "Aproveitem o IVS ao máximo".