¿Por qué IVS se convirtió en una «quedada de 10.000 personas»? Su director, Toshiaki Shimakawa, habla de su historia, el diseño de los eventos paralelos y cómo pueden aprovecharla los asistentes

Shimakawa quería ser investigador. En la universidad estudió Biología y, mientras cursaba el posgrado en la Universidad de Osaka, investigaba biología molecular en RIKEN. Dudaba entre seguir la carrera investigadora o dedicarse a emprender o a la gestión empresarial a través de algo como una empresa biotecnológica, pero sentía que en la investigación y en el sector biotecnológico los avances eran lentos. Al observar a los investigadores de su entorno, a veces pensaba que, con 40 o 50 años, seguían todavía en esa misma etapa. Por eso decidió echar un vistazo a las startups tecnológicas, que avanzaban más rápido, y durante su etapa de estudiante participó en IVS como voluntario.

Esa participación le permitió establecer contactos en el mundo de las startups y, a raíz de una propuesta, entró en una firma de capital riesgo como responsable de inversiones. A los dos meses de incorporarse, se involucró en el lanzamiento de la filial japonesa de la aplicación de retransmisión en directo «17LIVE». Según cuenta, hizo de todo: desde los trámites de registro y la redacción de contratos hasta la labor comercial con agencias de talentos. Permaneció allí algo menos de tres años y acabó como jefe del departamento de planificación corporativa, a cargo de todo lo relacionado con el dinero, como el balance y la cuenta de resultados. Cuando la organización llegó a casi 200 personas y la facturación alcanzó varios miles de millones de yenes, consideró que su papel había terminado, y ahora se centra en la inversión en una firma de capital riesgo y en la organización de IVS. Cuando el moderador se sorprendió de que hubiera pasado «de voluntario a director», Shimakawa recordó que nunca imaginó que eso fuera a ocurrir y que había participado sin darle mayor importancia.

IVS comenzó en 2007. Su precedente fue un evento llamado NILS, y la primera edición de IVS la pusieron en marcha tres personas. En aquella época apenas existían espacios donde los directivos de startups compartieran sus conocimientos, es decir, prácticamente no había un ecosistema. Por eso empezaron con unas 50 personas, con la idea de crear un lugar donde los directivos pudieran compartir a fondo información y conocimientos.

La mayoría de los asistentes eran emprendedores e inversores de Tokio, pero todos estaban muy ocupados. Para que pudieran reservarse tiempo mutuamente, se optó deliberadamente por celebrar el evento fuera de Tokio. Al principio se organizó sobre todo en Miyazaki y Kioto, y después siguió celebrándose dos veces al año en sedes fuera de Tokio. Hasta antes de la pandemia era exclusivamente por invitación y no superaba las 1.000 personas. También llegó a celebrarse en el extranjero, por ejemplo en Taiwán.

Shimakawa asumió el relevo como tercer director en 2020, y justo después llegó la pandemia de covid. Como no se podía celebrar de forma presencial, la edición de 2020 fue totalmente en línea, y la siguiente se probó en formato híbrido. Aun así, según Shimakawa, los asistentes querían relacionarse en persona. Tradicionalmente, IVS alquilaba una planta entera de salones de banquetes de un hotel, pero consideraron que había que evitar los espacios cerrados y concurridos, así que eligieron un formato al aire libre, como un campamento. La edición de 2021 en Nasu, en la prefectura de Tochigi, fue pequeña, con menos de 500 personas, y tuvo buena acogida por su ambiente de campamento, aunque, al ser en septiembre, hizo muchísimo frío. También tuvieron que aplazar alguna edición.

En la siguiente edición, en Naha (Okinawa), se celebró además «IVS Crypto», centrada en Web3 y las criptomonedas, y el tamaño se disparó hasta unas 2.000 personas. Shimakawa cuenta que le sorprendió que no dejaran de llegar consultas para participar.

El punto de inflexión llegó con la celebración en Kioto. Shimakawa la sitúa en el año siguiente, 2022, y fue a partir de esa edición cuando abandonaron el formato exclusivamente por invitación y permitieron que cualquiera pudiera asistir comprando una entrada. El detonante fue que el Gobierno anunció el «Plan Quinquenal de Fomento de las Startups». El equipo debatió qué debía mostrar IVS a la sociedad y al sector de las startups, y llegó a la conclusión de que había dos ejes en los que trabajar. Uno era el «eje horizontal», que consiste en aumentar el número de emprendedores y ampliar la base. El otro era el «eje vertical», que consiste en crear unicornios, y que implica que participen también inversores extranjeros para convertir el evento en un espacio donde los emprendedores japoneses puedan expandirse al extranjero o captar financiación del exterior. Fruto de ese debate, decidieron abrir IVS.

Los organizadores pensaban que reunir a unas 6.000 personas ya sería un éxito, pero la asistencia real llegó a 10.000. Según cuenta, un artículo del Nihon Keizai Shimbun incluyó un gráfico que mostraba el crecimiento de 500 a 2.000 y a 10.000 personas. Según recuerda Shimakawa, la cifra de 10.000 se superó el segundo día del evento, y le sorprendió que hubiera tanta gente interesada en las startups. La celebración a gran escala en Kioto lleva ya tres años seguidos, incluido el de este año.

Cuando un evento crece, su propósito también cambia. Según Shimakawa, antes IVS era «un lugar al que querías ir pero no podías», al que acudían por invitación los directivos más destacados. Con 500 o menos de 1.000 personas es fácil mantener una comunicación intensa. Pero, al pasar a una escala de 10.000 personas, Shimakawa comentaba internamente que «con 10.000 personas no se puede hacer networking». Se vuelve una especie de batalla campal y no consigues encontrarte con la persona que buscas. Por eso consideró necesario incorporar a la vez mecanismos que permitieran encontrarse con la gente adecuada, y pusieron en marcha varias medidas. La que tuvo más éxito fue la de los eventos paralelos.

Los eventos paralelos son eventos que los propios asistentes de IVS organizan por iniciativa propia, alquilando ellos mismos un espacio en algún punto de Kioto. La organización de IVS ayuda a difundirlos y a atraer público, y los asistentes de IVS acuden a ellos. Durante los tres días del evento se celebran entre 200 y 300 eventos paralelos. De día se disfruta de las sesiones en la sede principal y, por la noche, al asistir a eventos paralelos divididos de forma muy específica según su objetivo, uno puede conectar con el perfil de personas que quiere conocer. Shimakawa considera que la buena acogida de este mecanismo, que hizo que toda la ciudad pareciera una sede de IVS, se convirtió en un nuevo rasgo distintivo.

Cuando el moderador le preguntó si no se trataba de una idea al estilo DAO, surgida precisamente por haber organizado una IVS especializada en criptomonedas, Shimakawa explicó que la forma de crear eventos y conferencias se parece a la de un medio de comunicación. En la IVS tradicional por invitación y en muchos otros eventos, una figura similar a un director editorial diseña el contenido de cada sesión y va elevando la calidad. En términos de medios, se parece al formato de una revista.

En cambio, según comenta internamente, la IVS actual aspira a ser, dentro de los medios, algo parecido a una red social. En YouTube los usuarios suben contenidos de calidad muy desigual, pero los de mayor calidad son los que perduran. Del mismo modo, IVS se ha limitado a ofrecer un mecanismo para que los asistentes creen contenido, ha transmitido que usarlo trae ventajas y lo ha extendido como parte de su cultura. Como resultado, según Shimakawa, hoy existe la sensación de que «en IVS lo normal es organizar eventos paralelos».

La mayoría de los eventos paralelos son encuentros temáticos, del tipo «que se reúnan los emprendedores de IA» o «que se reúnan los del sector espacial». También hay bastantes basados en actividades. Por ejemplo, ha oído que un evento en el que se corre con inversores mientras se les presentan ideas es bastante duro, porque uno se queda sin aliento. También hay propuestas muy de Kioto, como reuniones uno a uno en templos budistas. Shimakawa cuenta que los asistentes van creando nuevos contenidos uno tras otro con mucho ingenio.

Este año, como tendencia nueva, han aparecido eventos que se presentan como «conferencias paralelas». Se caracterizan por haber subido un escalón en tamaño y calidad. Mientras que un evento paralelo normal reúne de media unas 100 personas, las conferencias paralelas se celebran con unas 500 personas y el contenido de sus sesiones es bastante espectacular. Shimakawa dijo que, aunque desde el principio contaban con que esto acabaría ocurriendo, ahora nota que realmente está sucediendo. Hay muchos contenidos a los que a él mismo le gustaría asistir.

La lista de eventos paralelos puede consultarse en la web oficial de IVS. Además, todos los eventos paralelos están reunidos en «4S (Force)», el sistema que se utiliza en esta edición para registrar los pases y comprar las entradas. Según Shimakawa, buscando ahí se pueden encontrar todos sin dejarse ninguno.

El moderador preguntó si este ambiente no podía deberse únicamente a contar con ponentes de primer nivel. La respuesta de Shimakawa fue que un buen evento es aquel en el que «los asistentes acaban pasándose, casi sin darse cuenta, al lado de la organización». En los eventos con muchos ponentes, desde el punto de vista del asistente, la actitud tiende inevitablemente a ser pasiva, a ir a «aprender de los demás». IVS quiere que los asistentes pasen a ser, de forma activa, quienes impulsan las cosas, y diseña deliberadamente márgenes para que puedan hacerlo y espacios de expresión personal. Shimakawa cree que este es uno de los principales factores del entusiasmo.

En comparación con otros eventos del país, IVS cuenta con una proporción abrumadoramente mayor de emprendedores y de inversores de capital riesgo. La organización se comunica especialmente con ellos y les anima de antemano a usar este mecanismo para impulsar sus propias iniciativas. Según Shimakawa, se ha creado un ciclo en el que quienes lo encuentran divertido pasan a ser quienes impulsan. Las propuestas y dinámicas se renuevan en cada edición, pero se ha ido extendiendo de forma tenue la idea de que «IVS es un lugar donde pasan este tipo de cosas». Por eso, ya antes del evento va creciendo poco a poco el impulso de prepararse pensando «es IVS, hay que hacer algo», y todos acaban construyéndolo y animándolo juntos, explica Shimakawa.

Los referentes que Shimakawa menciona internamente son Comiket y el estadounidense Burning Man. Comiket es un espacio donde uno puede presentar sus propias obras y expresarse. Hay mecanismos para que mucha gente contribuya, incluido entretener a los demás como cosplayer, y existe un ambiente en el que los asistentes disfrutan entre ellos. Shimakawa considera que esto se acerca a la filosofía de IVS.

Burning Man es un evento que se celebra durante aproximadamente una semana en el desierto de Nevada, en Estados Unidos. Según explica Shimakawa, entre 50.000 y 100.000 personas se reúnen en un desierto vacío y construyen una ciudad en una semana. La estética es como la de «Mad Max»: los asistentes viven en tiendas de campaña o autocaravanas, y los artistas crean enormes obras de arte. Lo que a Shimakawa le parece interesante es la norma según la cual, durante el evento, en esa ciudad están prohibidas las transacciones con dinero y se vive del trueque y de compartir. Existe una visión del mundo y unas reglas básicas según las cuales todos se dan mutuamente lo que han traído, y de ahí nace una cultura.

La edición de Nasu tuvo precisamente Burning Man como tema. Del sector de las startups se suele decir que es un «pueblo». Pensaron que, si materializaban de verdad ese pueblo, quizá se vería también cuál es la mejor forma de relacionarse, así que reunieron a los asistentes en Nasu. Según cuenta, pasaban juntos el día entero, de la mañana a la noche, en un espacio del que no había escapatoria. Materializar una comunidad o un pueblo es una de las cosas que Shimakawa quiere hacer.

Shimakawa comentó que a veces le preguntan si IVS es una conferencia o una comunidad, pero que él la considera una «quedada». Mucha gente del mundo de las startups usa X. Si vas a IVS, te encuentras con un montón de personas con las que interactúas siempre en X, las ves en persona —«¡ah, era él!»—, quedáis en hacer algo juntos la próxima vez y te llevas esa promesa a casa. Ese es el ambiente del evento, según explica.

Otro rasgo de IVS es que la frontera entre organización y asistentes es difusa, y que mucha gente echa una mano. Según Shimakawa, IVS solo tiene unos cinco empleados fijos. Aunque hay colaboradores contratados como externos, el día del evento el staff llega a unas 300 personas. Desde las fases de planificación y preparación, emprendedores, miembros de firmas de capital riesgo, empleados de empresas de apoyo a startups y otras personas se han consolidado como miembros clave y colaboran. Personas de confianza participan como voluntarias y son la primera chispa que genera el entusiasmo. Shimakawa dijo que quizá esta comunidad de staff y organización sea precisamente su mayor fuente de energía.

Sobre cómo disfrutar de IVS, lo que Shimakawa recomienda en primer lugar es pasar a ser quien impulsa las cosas, por ejemplo organizando un evento paralelo. Sin embargo, como reconoce que a estas alturas puede resultar algo difícil, enumeró en orden cronológico los preparativos para los asistentes en general.

Lo primero es decidir y reservar antes de ir a qué eventos paralelos se va a asistir. En el momento de la grabación ya habían llegado unas 330 solicitudes de eventos paralelos, y la organización las revisa y aprueba una por una. Al final podrían llegar a ser entre 400 y 500. Como son muchos, es importante revisarlos con antelación y registrarse. Por la noche se recorren los eventos paralelos y mucha gente va de uno a otro, así que conviene reservar dando por hecho que se visitarán dos o tres por noche.

Lo siguiente es encontrar personas con las que asistir. IVS organiza una campaña para publicar en redes sociales con un hashtag que anuncia la asistencia. Al publicarlo, los amigos van levantando la mano uno tras otro diciendo «yo también voy». Se recomienda formar un grupo con esas personas e intercambiar información de antemano, porque así se pueden pasar información sobre los eventos paralelos y consultar a cuáles ir. Como en IVS llega de golpe una cantidad enorme de contenido, Shimakawa describió la asistencia como una «guerra de información» y dijo que es muy bueno tener compañeros con los que ayudarse. Cuando el moderador comentó que se parecía a ir al Fuji Rock, Shimakawa estuvo de acuerdo y dijo que moverse así —ir juntos, comer en algún sitio— es muy buena idea.

El tema general de este año, según se entiende por los subtítulos, es «Reshape Japan with Global Minds». La idea es replantear la industria japonesa de las startups desde una perspectiva global. Según Shimakawa, el Plan Quinquenal de Fomento de las Startups está entrando en su segunda mitad, y es el momento de actuar con la vista puesta en qué hacer en esa segunda mitad o en si se prorrogará otros cinco años. En Estados Unidos, la situación está muy agitada bajo el Gobierno de Trump, y con el mundo en plena transformación es importante dónde se posiciona Japón. La intención del tema, explica, es que las figuras clave de las startups japonesas puedan debatir estas cuestiones.

Según Shimakawa, los escenarios se diseñaron de forma «bastante nítida». Entre los temáticos hay escenarios de IA, deep tech y entretenimiento. En el escenario «Global» intervienen emprendedores e inversores de todo el mundo, y el escenario «Japan» aborda el contexto regional y local. Además, hay un escenario «Seed» y otro «Growth», dirigido a startups en torno a su salida a bolsa, de modo que cada uno puede elegir los contenidos según su situación y la fase de su negocio. Hay unas 280 sesiones. Shimakawa recomendó revisarlas con antelación y bloquearlas en el calendario personal, porque seguro que hay alguna que uno quiere escuchar. Según dice, solo con eso ya se obtiene la información más actualizada del sector de las startups.

Como motivo para la elección de los temas, Shimakawa explicó que, además de que la IA y la deep tech son la tendencia actual, dieron prioridad a los ámbitos en los que Japón tiene posibilidades de ganar a nivel global: la deep tech, en el sentido de investigación y tecnología, y el entretenimiento, que genera propiedad intelectual. La alimentación, por ejemplo, también podría ser candidata, pero la IA y otros ámbitos son terrenos que IVS ya venía tratando, por lo que decidieron reforzarlos. Cuando el moderador señaló que los temas se parecen a los que plantean el Estado y los gobiernos locales, Shimakawa respondió que las grandes tendencias y estrategias acaban inevitablemente coincidiendo. Como también existe una estructura por la que el dinero fluye desde la Administración, entran en juego dinámicas capitalistas, y su opinión es que, en conjunto, es natural que así sea.

El plato fuerte de cada año es el evento de pitches «LaunchPad». En esta edición participan 15 empresas. El propio Shimakawa cuenta que, cuando asistió como voluntario, vio LaunchPad y pensó que las startups eran apasionantes. Cada participante dispone de seis minutos, y la organización realiza previamente varias sesiones de mentoría de pitch con los ponentes. Ponen mucho empeño en pulirlos: esto no se entiende bien, así que es mejor explicarlo de esta manera; en este orden se entiende mejor, etcétera. Aunque en Japón hay otros eventos de pitches, Shimakawa afirmó que puede decir con seguridad que el suyo es el de mayor calidad. Recomienda especialmente verlo a quienes asisten a IVS por primera vez.

La sede es la sala principal, con capacidad para 2.000 personas. En el pasado hubo ocasiones en que no se podía entrar por restricciones de aforo, pero Shimakawa cree que este año no ocurrirá.

Una característica de LaunchPad es que no hay turno de preguntas. Por eso, la organización insiste mucho en que no queden dudas tras los seis minutos de pitch. Les piden que se entienda todo solo con verlo, de modo que no ocurra, por ejemplo, que no se transmita el modelo de negocio o el potencial del mercado. Por eso, explica Shimakawa, son pitches que se entienden con facilidad.

Sobre el ganador del año anterior (cuyo nombre no se distingue con claridad en los subtítulos), Shimakawa valoró que tenía una visión nítida y un ingenio propio de emprendedor. Cree que lo que le llevó a ganar fue que, con determinación, hizo cosas que los demás participantes no solían hacer, apostó por hacer una o dos cosas distintas para dejar huella y lo llevó hasta el final. Recuerda que, antes de salir al escenario, decía que «o gano, o ni siquiera quedo entre los premiados», que decidió ir a por ello y que lo consiguió. Según Shimakawa, los demás participantes también preparan estrategias de este tipo y deciden la historia y la forma de presentarla teniendo en cuenta su propio negocio, a los demás participantes y la composición del jurado.

Al preguntarle por alguna anécdota memorable, Shimakawa mencionó los mensajes que le llegan después de los emprendedores que asistieron. De vez en cuando recibe comentarios como que gracias a IVS cerraron una ronda de financiación o lograron contratar a un CMO. Shimakawa dice que organizar IVS es «durísimo, para morirse». Reunir una cantidad enorme de contenidos y de personas, y supervisar la operativa para que no haya incidentes, es realmente agotador. Aun así, si llegan hasta ese punto es por los emprendedores, y cuando los emprendedores, a quienes más quieren cuidar, les cuentan sus logros, sienten que ha merecido la pena.

Hablando desde el lado de la organización, también comentó que, como lo construyen entre todos, incluidos los voluntarios, la fiesta de cierre y el momento en que lo han sacado adelante juntos se quedan grabados. De adulto es difícil hacer amigos, y las relaciones suelen ser vínculos de trabajo. Que surja una amistad que vaya más allá de eso es uno de los grandes atractivos de IVS, y los participantes se lo dicen a menudo.

Para terminar, Shimakawa subrayó que, además de ofrecer sesiones y pitches de calidad, lo que IVS se propone es que los asistentes «se lleven beneficios reales». Como la mayoría de los asistentes se dedican a los negocios, IVS incorpora diversos mecanismos para que puedan maximizar resultados directamente vinculados con su empresa, como la captación de financiación, las ventas o la contratación. Dijo que, cuando se acerque la fecha del evento, quiere recopilar esas iniciativas y cómo usarlas en Notion u otra herramienta y distribuirlo entre los asistentes.

Shimakawa calcula que solo con aprender de antemano a usarlas y ponerlas en práctica se podrían obtener beneficios reales de entre varios millones y varias decenas de millones de yenes. No se trata de animarse como en una fiesta y ya está: como los asistentes invierten tiempo y dinero en venir, quiere que tomen la iniciativa para recuperarlo y se lleven beneficios reales. Y concluyó: «Sáquenle todo el partido a IVS».