Mengapa IVS Menjadi "Kopdar 10.000 Orang": Ketua Toshiaki Shimakawa Bicara tentang Sejarah, Desain Acara Sampingan, dan Cara Peserta Menikmatinya

Awalnya Shimakawa bercita-cita menjadi peneliti. Ia mengambil jurusan biologi di universitas, dan sambil terdaftar di program pascasarjana Universitas Osaka, ia melakukan riset biologi molekuler di RIKEN. Ia sempat menimbang antara melanjutkan karier sebagai peneliti atau terlibat dalam pendirian dan pengelolaan usaha seperti perusahaan rintisan bioteknologi, tetapi ia merasa kemajuan di bidang riset dan bioteknologi berjalan lambat. Melihat para peneliti di sekitarnya, ia terkadang berpikir, "Di usia 40 atau 50 tahun, masih di tahap ini?" Karena itu, ia ingin melihat dunia startup IT yang bergerak cepat, dan semasa mahasiswa ia ikut serta di IVS sebagai staf relawan.

Keikutsertaan itu membuka jaringannya dengan dunia startup, dan ia kemudian diajak bergabung dengan sebuah perusahaan modal ventura sebagai staf investasi. Sekitar dua bulan setelah bergabung, ia terlibat dalam pendirian entitas Jepang untuk aplikasi siaran langsung "17LIVE". Ia mengerjakan apa saja, mulai dari pengurusan pendaftaran badan usaha, penyusunan kontrak, hingga pemasaran ke agensi hiburan. Ia bertahan di sana hampir tiga tahun, dan pada akhirnya menjabat sebagai kepala divisi perencanaan korporat yang menangani urusan keuangan seperti neraca dan laporan laba rugi. Ketika organisasi telah mencapai hampir 200 orang dan pendapatan mencapai skala puluhan miliar yen, ia menilai perannya sudah selesai, dan kini ia berfokus pada pekerjaan investasi di VC dan penyelenggaraan IVS. Ketika moderator terkejut dan berkata, "Dari staf relawan menjadi ketua," Shimakawa mengenang bahwa ia sama sekali tidak menyangka akan sampai ke titik itu, dan ia awalnya ikut hanya dengan niat santai.

IVS dimulai pada tahun 2007. Pendahulunya adalah sebuah acara bernama NILS, dan IVS pertama didirikan oleh tiga orang. Saat itu hampir tidak ada wadah, atau ekosistem, tempat para pemimpin startup berbagi pengetahuan praktis. Karena itu, IVS dimulai dengan skala sekitar 50 orang untuk menciptakan tempat di mana para pemimpin perusahaan dapat saling berbagi informasi dan pengetahuan secara mendalam.

Sebagian besar peserta adalah pengusaha dan investor dari Tokyo, tetapi semuanya sibuk. Agar semua pihak bisa benar-benar meluangkan waktu, penyelenggara sengaja memilih kebijakan untuk mengadakannya di luar Tokyo. Pada masa awal, acara ini sering digelar di Miyazaki dan Kyoto, dan setelah itu pun terus diadakan dua kali setahun sebagai acara offsite di luar Tokyo. Hingga sebelum pandemi COVID-19, acara ini sepenuhnya berbasis undangan dengan skala di bawah 1.000 orang. IVS juga pernah diadakan di luar negeri, seperti di Taiwan.

Shimakawa mengambil alih sebagai ketua generasi ketiga pada tahun 2020, dan tak lama kemudian pandemi COVID-19 dimulai. Karena tidak bisa diadakan secara offline, acara tahun 2020 digelar sepenuhnya secara online, dan edisi berikutnya juga dicoba dalam format hibrida. Meski begitu, menurutnya para peserta tetap menginginkan interaksi secara langsung. IVS sebelumnya menggunakan format menyewa satu lantai penuh ruang perjamuan hotel, tetapi karena ruang yang padat dianggap perlu dihindari, mereka memilih format terbuka seperti perkemahan. Edisi tahun 2021 di Nasu, Prefektur Tochigi, berskala kecil dengan kurang dari 500 orang, dan mendapat sambutan baik karena suasananya benar-benar seperti berkemah, meskipun saat itu bulan September dan udaranya sangat dingin. Mereka juga sempat mengalami penundaan.

Pada edisi berikutnya di Naha, Okinawa, mereka juga menggelar "IVS Crypto" yang berfokus pada Web3 dan kripto, dan skalanya langsung melonjak menjadi sekitar 2.000 orang. Shimakawa mengaku terkejut karena permintaan untuk ikut serta tidak berhenti berdatangan.

Titik baliknya adalah penyelenggaraan di Kyoto. Shimakawa menyebutnya terjadi pada tahun berikutnya, yaitu 2022, dan sejak edisi ini sistem khusus undangan dihentikan sehingga siapa pun bisa ikut asalkan membeli tiket. Pemicunya adalah pengumuman "Rencana Lima Tahun Pengembangan Startup" oleh pemerintah. Para anggota IVS berdiskusi tentang apa yang seharusnya ditunjukkan IVS kepada masyarakat dan industri startup, dan sampai pada kesimpulan bahwa ada dua poros yang perlu digarap. Yang pertama adalah "poros horizontal", yaitu menambah jumlah pengusaha dan memperluas basisnya. Yang kedua adalah "poros vertikal", yaitu melahirkan unicorn, yang berarti menjadikan IVS tempat di mana investor luar negeri juga ikut serta sehingga pengusaha Jepang dapat berekspansi ke luar negeri atau menggalang dana dari luar negeri. Hasil diskusi inilah yang membuat IVS memutuskan untuk menjadi acara terbuka.

Penyelenggara menganggap sekitar 6.000 peserta saja sudah merupakan hasil yang sangat baik, tetapi jumlah peserta sebenarnya mencapai 10.000 orang. Menurutnya, sebuah artikel di Nikkei bahkan membuat grafik yang menunjukkan pertumbuhan dari 500 ke 2.000 lalu 10.000 orang. Seingat Shimakawa, jumlah peserta menembus 10.000 pada hari kedua penyelenggaraan, dan ia mengaku terkejut bahwa begitu banyak orang yang tertarik pada startup. Penyelenggaraan berskala besar di Kyoto ini telah berlangsung tiga tahun berturut-turut, termasuk tahun ini.

Ketika skalanya membesar, tujuan acara pun berubah. Menurut Shimakawa, IVS dulunya adalah "tempat yang ingin didatangi tetapi tidak bisa", yang dihadiri oleh para pemimpin perusahaan berprestasi atas undangan. Pada skala 500 atau di bawah 1.000 orang, komunikasi yang mendalam relatif mudah terjalin. Namun, saat beralih ke skala 10.000 orang, Shimakawa mengatakan kepada timnya bahwa "dengan 10.000 orang, networking tidak mungkin dilakukan". Suasananya akan seperti medan perang, dan orang tidak bisa bertemu dengan pihak yang ingin ditemuinya. Karena itu, ia merasa perlu sekaligus menyisipkan mekanisme yang memungkinkan orang bertemu dengan sosok yang dituju, dan mereka pun menjalankan beberapa langkah. Di antaranya, yang paling berhasil adalah acara sampingan.

Acara sampingan adalah acara yang digelar secara mandiri oleh peserta IVS, dengan menyewa sendiri tempat di suatu sudut kota Kyoto. Penyelenggara IVS membantu mengumumkan dan mengarahkan pengunjung, dan para peserta IVS pun datang ke sana. Selama tiga hari penyelenggaraan, digelar sebanyak 200–300 acara sampingan. Pada siang hari, peserta menikmati sesi-sesi di lokasi utama, dan pada malam hari mereka bisa mengikuti acara sampingan yang terbagi secara spesifik sesuai tujuan, sehingga dapat terhubung dengan orang-orang yang memiliki profil yang ingin mereka temui. Shimakawa melihat bahwa mekanisme ini diterima dengan baik, dan fakta bahwa seluruh kota seolah menjadi lokasi IVS telah menjadi ciri khas baru acara ini.

Ketika moderator bertanya apakah ini merupakan pemikiran ala DAO yang lahir justru karena IVS pernah menyelenggarakan acara khusus kripto, Shimakawa menjelaskan bahwa cara membangun sebuah acara atau konferensi mirip dengan media. Pada IVS lama yang berbasis undangan maupun banyak acara lain, ada sosok semacam pemimpin redaksi yang merancang seluruh isi setiap sesi dan meningkatkan kualitasnya. Jika diibaratkan media, bentuknya mendekati majalah.

Sebaliknya, ia mengatakan bahwa di internal mereka, IVS saat ini dibicarakan sebagai sesuatu yang ingin menjadi seperti media sosial. Di YouTube, pengguna mengunggah konten yang campur aduk kualitasnya, tetapi konten berkualitas tinggi yang akan bertahan. Dengan cara yang sama, IVS hanya menyediakan mekanisme agar peserta dapat membuat konten, menyampaikan bahwa ada manfaatnya jika digunakan, dan menyebarkannya sebagai budaya. Hasilnya, kini sudah terbentuk suasana bahwa "di IVS, orang memang mengadakan acara sampingan".

Sebagian besar acara sampingan adalah ajang temu dan bincang sesuai tema, seperti "Kumpul, para pengusaha AI" atau "Kumpul, orang-orang di bidang antariksa". Ada juga sejumlah acara berbasis aktivitas. Misalnya, ada acara di mana peserta berdiskusi gagasan dengan investor sambil berlari, yang katanya cukup berat karena napas tidak kuat. Ada pula acara khas Kyoto seperti sesi 1-on-1 di kuil. Shimakawa mengatakan para peserta terus berkreasi dan menciptakan konten baru satu demi satu.

Tahun ini, sebagai tren baru, muncul acara yang menyebut dirinya "konferensi sampingan". Cirinya, skala dan kualitasnya naik satu tingkat. Acara sampingan biasa rata-rata dihadiri sekitar 100 orang per acara, sedangkan konferensi sampingan digelar dengan skala sekitar 500 orang dan isi sesinya pun cukup mewah. Shimakawa mengatakan bahwa sejak awal ia sudah memperkirakan hal ini akan terjadi, tetapi kini ia benar-benar merasakan bahwa hal itu mulai terwujud. Menurutnya, banyak konten yang membuat dirinya sendiri pun ingin ikut.

Daftar acara sampingan dapat dilihat di situs web resmi IVS. Selain itu, seluruh acara sampingan juga dihimpun dalam sistem bernama "4S (Force)" yang kali ini digunakan untuk pendaftaran pass dan pembelian tiket. Dengan mencari di sana, semua acara dapat ditemukan tanpa terlewat.

Moderator bertanya apakah kemeriahan ini tidak mungkin tercipta hanya dari deretan pembicara yang mewah. Jawaban Shimakawa adalah bahwa acara yang baik adalah acara di mana "peserta tanpa sadar telah beralih ke pihak penyelenggara". Acara yang menampilkan banyak pembicara, dari sudut pandang peserta, cenderung bersifat pasif dan berbentuk "kami datang untuk belajar". IVS ingin peserta secara aktif menjadi pihak yang menggerakkan, dan sengaja merancang ruang untuk menggerakkan sesuatu serta tempat untuk mengekspresikan diri. Shimakawa menganggap hal ini sebagai salah satu faktor besar di balik antusiasme tersebut.

Dibandingkan acara lain di dalam negeri, jumlah peserta dari kalangan pengusaha dan VC di IVS jauh lebih banyak. Penyelenggara secara khusus berkomunikasi dengan mereka dan menyampaikan sebelumnya agar mereka menggunakan mekanisme ini untuk menggerakkan sesuatu sendiri. Menurutnya, siklus di mana orang yang merasa tertarik lalu beralih menjadi pihak yang menggerakkan pun berjalan. Rencana dan mekanismenya diperbarui setiap kali, tetapi pemahaman bahwa "IVS adalah tempat di mana hal-hal seperti itu terjadi" mulai menyebar secara samar. Karena itu, sejak sebelum acara dimulai, semangat untuk bersiap dengan pikiran "Ini IVS, jadi harus melakukan sesuatu" perlahan meningkat, sehingga semua orang ikut membangun dan memeriahkannya bersama, kata Shimakawa.

Yang dijadikan tolok ukur oleh Shimakawa di internal adalah Comiket dan Burning Man di Amerika Serikat. Comiket adalah tempat di mana orang dapat memamerkan karya buatannya sendiri dan mengekspresikan diri. Ada mekanisme yang memungkinkan banyak orang berkontribusi, termasuk menghibur orang di sekitarnya sebagai cosplayer, dan ada suasana di mana para peserta saling bersenang-senang. Shimakawa menganggap poin inilah yang dekat dengan filosofi IVS.

Burning Man adalah acara yang berlangsung sekitar satu minggu di gurun Nevada, Amerika Serikat. Menurut penjelasan Shimakawa, sekitar 50.000–100.000 orang berkumpul di gurun yang kosong dan membangun sebuah kota dalam satu minggu. Dunianya mirip "Mad Max": peserta tinggal di tenda atau karavan, dan para seniman membuat karya seni berukuran raksasa. Yang dianggap menarik oleh Shimakawa adalah aturan bahwa selama periode itu transaksi uang dilarang di kota tersebut, sehingga orang hidup dengan barter dan saling berbagi. Ada pandangan dunia dan aturan dasar untuk saling memberikan apa yang dibawa masing-masing, dan dari situlah budaya lahir.

Edisi di Nasu memang mengusung tema Burning Man. Industri startup sering disebut sebagai sebuah "desa". Kalau begitu, dengan benar-benar mewujudkan desa itu secara nyata, mungkin cara bergaul yang baik pun akan terlihat. Dengan pemikiran itu, para peserta dikumpulkan di Nasu. Mereka menghabiskan waktu bersama dari pagi hingga malam, dalam suasana tanpa tempat untuk melarikan diri. Mewujudkan komunitas atau desa secara nyata merupakan salah satu hal yang ingin dilakukan Shimakawa.

Shimakawa mengatakan bahwa terkadang ia ditanya apakah IVS itu konferensi atau komunitas, tetapi ia sendiri menganggapnya sebagai "kopdar". Banyak orang di dunia startup menggunakan X. Jika datang ke IVS, kita bisa bertemu banyak orang yang biasa berinteraksi di X, bertatap muka langsung sambil berpikir "Oh, ini orangnya", lalu pulang membawa janji untuk melakukan sesuatu bersama lain waktu. Menurutnya, begitulah suasana tempat itu.

Ciri lain IVS adalah batas antara penyelenggara dan peserta yang kabur, dengan banyak orang ikut membantu. Menurut Shimakawa, IVS hanya memiliki sekitar 5 karyawan tetap. Meski ada anggota yang terlibat dengan kontrak kerja lepas dan sebagainya, pada hari penyelenggaraan jumlah staf mencapai sekitar 300 orang. Sejak tahap perencanaan dan persiapan, para pengusaha, anggota VC, karyawan perusahaan pendukung startup, dan lainnya telah menetap sebagai anggota inti dan ikut membantu. Anggota yang dapat dipercaya terlibat sebagai relawan, dan merekalah yang menjadi percikan api pertama yang menciptakan antusiasme. Shimakawa mengatakan bahwa komunitas staf dan penyelenggara inilah yang mungkin merupakan sumber kekuatan terbesar.

Mengenai cara menikmati IVS, hal pertama yang disarankan Shimakawa adalah beralih menjadi pihak yang menggerakkan, misalnya dengan mengadakan acara sampingan. Namun, karena hal itu mungkin agak sulit dilakukan sekarang, ia menyebutkan persiapan bagi peserta umum secara berurutan.

Pertama, tentukan dan pesan acara sampingan yang akan diikuti sebelum berangkat. Pada saat rekaman, sudah masuk sekitar 330 pengajuan acara sampingan, dan penyelenggara memeriksa serta menyetujuinya satu per satu. Pada akhirnya jumlahnya mungkin mencapai 400–500 acara. Karena jumlahnya banyak, penting untuk melihat-lihat lebih dulu dan mendaftar. Pada malam hari, peserta akan berkeliling ke acara-acara sampingan, dan banyak orang berpindah dari satu acara ke acara lain, sehingga sebaiknya memesan dengan asumsi akan mengunjungi 2–3 acara dalam satu malam.

Kedua, temukan orang yang akan ikut bersama. IVS menjalankan kampanye untuk mengunggah pernyataan keikutsertaan di media sosial dengan tagar tertentu. Begitu diunggah, teman-teman akan satu per satu mengangkat tangan dan berkata, "Aku juga ikut." Disarankan untuk membentuk grup dengan orang-orang tersebut dan bertukar informasi sebelumnya, karena mereka bisa saling mengirim informasi acara sampingan dan berdiskusi tentang tujuan yang akan didatangi. Karena di IVS konten yang sangat banyak mengalir sekaligus, Shimakawa menggambarkan keikutsertaan sebagai "perang informasi", dan mengatakan bahwa memiliki teman yang saling membantu sangatlah baik. Ketika moderator berkata bahwa ini seperti saat pergi ke Fuji Rock, Shimakawa setuju dan mengatakan bahwa strategi seperti pergi bersama atau makan bersama di suatu tempat sangat baik.

Tema keseluruhan tahun ini, berdasarkan teks takarir, terdengar sebagai "Reshape Japan with Global Minds". Maksudnya adalah meninjau kembali industri startup Jepang dengan perspektif global. Menurut Shimakawa, Rencana Lima Tahun Pengembangan Startup kini memasuki paruh kedua, dan sudah tiba waktunya bergerak dengan mempertimbangkan apa yang harus dilakukan di paruh kedua dan apakah rencana itu akan diperpanjang lima tahun lagi. Di Amerika Serikat, situasi sedang bergejolak hebat di bawah pemerintahan Trump, dan di tengah dunia yang bergerak besar, penting bagi Jepang untuk menentukan posisinya. Maksud tema ini adalah agar para tokoh kunci startup Jepang dapat mendiskusikan hal-hal tersebut.

Panggung-panggungnya dirancang "dengan sangat tajam". Untuk panggung bertema khusus, ada panggung AI, deep tech, dan hiburan. Di panggung "Global", tampil pengusaha dan investor dari seluruh dunia, sementara panggung "Japan" membahas konteks daerah dan wilayah. Selain itu, ada panggung "Seed" serta panggung "Growth" untuk startup di sekitar masa IPO, sehingga peserta dapat memilih konten sesuai situasi dan fase bisnis mereka. Jumlah sesinya sekitar 280. Shimakawa menyarankan agar peserta melihat daftar sesi lebih dulu dan memblokir jadwal di kalender masing-masing, karena pasti ada sesi yang ingin didengarkan. Menurutnya, hanya dengan itu saja peserta sudah bisa memperoleh informasi terbaru dari industri startup.

Mengenai alasan pemilihan tema, Shimakawa menjelaskan bahwa selain AI dan deep tech yang sedang menjadi tren, mereka memprioritaskan bidang di mana Jepang berpeluang menang secara global, yaitu deep tech dalam arti riset dan teknologi, serta hiburan yang menciptakan IP. Bidang seperti makanan juga bisa menjadi kandidat, tetapi AI dan sejenisnya diperkuat karena merupakan bidang yang selama ini juga digarap IVS. Ketika moderator menunjukkan bahwa tema-tema itu mirip dengan yang diusung pemerintah pusat maupun daerah, Shimakawa menjawab bahwa arus besar dan strategi pada akhirnya memang akan sejalan. Menurut pandangannya, ada pula struktur aliran dana dari pemerintah, dan dinamika kapitalisme ikut bekerja, sehingga secara keseluruhan hal itu mungkin memang akan terjadi.

Acara andalan setiap tahun adalah ajang pitching "LaunchPad". Kali ini 15 perusahaan akan tampil. Shimakawa sendiri merasa bahwa startup itu menarik setelah menyaksikan LaunchPad saat ia ikut sebagai staf relawan. Setiap peserta mendapat waktu 6 menit, dan penyelenggara melakukan mentoring pitch berkali-kali dengan para presenter sebelumnya. Mereka mencurahkan banyak tenaga untuk menyempurnakannya, misalnya dengan masukan seperti "bagian ini sulit dipahami, jadi lebih baik dijelaskan begini" atau "urutan ini lebih mudah dicerna". Ada ajang pitching lain di dalam negeri, tetapi Shimakawa mengatakan ia bisa dengan percaya diri menyebut kualitas mereka yang tertinggi. Ia sangat berharap orang yang baru pertama kali ikut IVS menyaksikannya.

Lokasinya adalah aula utama yang dapat menampung 2.000 orang. Di masa lalu, terkadang ada pembatasan masuk sehingga orang tidak bisa masuk, tetapi Shimakawa memperkirakan hal itu tidak akan terjadi tahun ini.

Ciri khas LaunchPad adalah tidak adanya sesi tanya jawab. Karena itu, penyelenggara sangat menuntut agar pitch 6 menit tidak menyisakan hal yang tidak jelas. Mereka meminta agar presentasi dapat dipahami hanya dengan menontonnya, tanpa ada kejadian seperti model bisnis atau potensi pasarnya tidak tersampaikan. Itulah sebabnya, jelas Shimakawa, pitch-pitch tersebut mudah dicerna saat ditonton.

Mengenai pemenang tahun sebelumnya (namanya tidak jelas dalam teks takarir), Shimakawa menilai bahwa pemikirannya tajam dan ia menunjukkan kecerdikan khas seorang pengusaha. Menurutnya, yang membawanya menang adalah keberaniannya melakukan hal-hal yang jarang dilakukan presenter lain dengan penuh kesadaran, mencoba melakukan satu atau dua hal yang berbeda untuk meninggalkan jejak, dan menuntaskannya. Shimakawa mengenang bahwa sebelum tampil, sang pemenang sempat berkata, "Pilihannya hanya dua: menang, atau sama sekali tidak dilirik dan tidak meraih penghargaan apa pun," lalu memutuskan untuk menempuh jalan itu dan menuntaskannya. Menurut Shimakawa, presenter lain pun menyusun strategi serupa, dengan mempertimbangkan bisnis mereka sendiri, presenter lain, dan susunan juri untuk menentukan alur cerita dan cara penyajian.

Ketika ditanya tentang kisah yang paling berkesan, Shimakawa menyebut laporan yang datang belakangan dari para pengusaha yang ikut serta. Sesekali ia mendengar kabar seperti pendanaan berhasil diperoleh berkat IVS, atau berhasil merekrut CMO. Shimakawa mengatakan menyelenggarakan IVS itu "berat setengah mati". Mengumpulkan konten dan orang dalam jumlah sangat besar serta mengawasi operasional agar tidak terjadi insiden benar-benar sulit. Meski begitu, ia melakukannya sejauh ini demi para pengusaha, dan ketika ada laporan hasil dari para pengusaha yang paling ingin ia prioritaskan, ia merasa semua itu sepadan.

Dari sisi penyelenggara, ia juga mengatakan bahwa karena acara ini dibangun bersama-sama, termasuk oleh para anggota relawan, pesta perayaan dan momen ketika semua orang berhasil menuntaskannya bersama sangat membekas di hati. Setelah dewasa, sulit untuk berteman, dan hubungan biasanya menjadi sebatas hubungan kerja. Tumbuhnya persahabatan yang melampaui hubungan semacam itu adalah salah satu daya tarik IVS, dan hal ini juga sering diungkapkan oleh para anggota yang terlibat.

Terakhir, Shimakawa menegaskan bahwa selain kelengkapan sesi dan pitch, yang diusung IVS adalah agar peserta "pulang membawa manfaat nyata". Karena sebagian besar peserta menjalankan bisnis, IVS menanamkan berbagai mekanisme di dalam acara agar peserta dapat memaksimalkan hasil yang berkaitan langsung dengan bisnis mereka sendiri, seperti penggalangan dana, penjualan, dan rekrutmen. Ia mengatakan ingin merangkum langkah-langkah tersebut beserta cara penggunaannya di Notion atau platform sejenis, lalu membagikannya kepada peserta menjelang acara.

Shimakawa memperkirakan bahwa hanya dengan mempelajari cara penggunaannya sebelumnya dan menjalankannya, peserta mungkin bisa memperoleh manfaat nyata senilai beberapa juta hingga puluhan juta yen. Ia berharap peserta tidak sekadar bersenang-senang seperti di festival lalu selesai begitu saja, tetapi karena mereka datang dengan mengorbankan waktu dan uang, mereka sebaiknya menggerakkan sesuatu sendiri agar bisa mengembalikan investasi itu dan pulang membawa manfaat nyata. Ia lalu menutup dengan pesan, "Manfaatkan IVS sepenuhnya."