GakuNin RDMからJAIRO Cloudへ論文と根拠データを送り出す「公開支援機能」

はい。皆様、非常に多くの、このセッション、1000人の方がオンラインで見て、事前申し込みいただいておりまして、会場もフルに130人ということで立ち見もいらっしゃるということですので、もし途中で参加された方がいらっしゃいましたら、皆さん席の空いているところに座っていただけるように、ご協力いただければと思います。

非常にそれだけ、情報基盤センター、研究推進、あと図書館の皆さんでもかなりご関心が高いセッションということで、非常にありがたいなと感じております。

さて、この「研究データ管理からはじめる即時オープンアクセス」ということで、大学で即時OAに皆さん対応されて、非常にご苦労されたかと思いますが、我々も同じタイミングでオープンアクセスの機能を開発してまいりました。この前のセッションでもOAアシストのご紹介などがございましたが、ここではデータ管理の基盤GakuNin RDMと、先ほどの林のチーム、JAIRO Cloudと二人三脚で作ってきたシステムのご紹介をNIIからさせていただきまして、その後実際に先行していくつか試していただいた大学様がありますので、そちらの先生方から、どのような観点で使っていけるか、学内運用に落とし込んでいけるか、あるいはもう少し図書館の中で今ちょっと実態と合っているのかなとか、そういう疑問・課題を調べていただいて、ご発表いただくという形になっております。

概要説明に引き続きまして、NII込山から発表させていただきます。GakuNin RDMのJAIRO Cloudの公開支援の連携機能というものを開発いたしました。背景といたしまして、このような流れで本日お話しさせていただきます。

昨年度の末、3月末時点でも、GakuNin RDMとJAIRO Cloudを連携する機能は一度リリースさせていただいて、その時はGakuNin RDMの中で設定いただくことでJAIRO Cloudにデータを送り出してあげるという機能で作ってまいりました。でも我々はもっとオープンアクセスを推進していただきたいと考えておりましたので、専用のユーザーインターフェースで、より簡単な設定で誰でも公開していただけるようなインターフェースを作れないかということに目的意識を持って、ここ半年ぐらい開発を継続しておりました。

その中で、なぜ今公開支援が必要かというと、これは改めてになりますが、学術論文の即時オープンアクセス対応で査読付き論文の公開と、資金配分機関や掲載誌、分野の慣習によって、根拠データ、論文の元になっているエビデンスとなっているデータも整理・公開していただくことが大事になってきています。その際に、今まで論文だけ登録されてきたんですが、根拠データも登録できるようになった。でもそれらがまだ紐付けができていなかったので、今回の改修では、それらを対応付けて保存できるような改修を行ってまいりました。

次に、データの所在、公開の可否といった情報も示すとか、データ本体自体を公開できない場合でも、どこが管理しているかといった情報をJAIROの中で調べていただくとか、そういう使い方もできるようになってきたと。メタデータを研究者自身で、あるいは機関が基盤の中で扱っていくような形に変えてきたということがあります。

現状求められているのは、無理なく扱える仕組みを作らないと、なかなか運用が回らないという課題もいただいています。研究者と図書館の方の双方でやり取りしながら、GakuNin RDMでデータを貯めていただいて、そこからリポジトリの方にデータ・論文を集めていくということを、無理がない運用の中で回していかないといけないという背景事情がございます。なかなか人がいないとか、どうするのとか、いろんなご意見をいただいている状況です。

今回、なんでGakuNin RDMを起点にデータの公開をやっていかないといけないのか。他のJAIROのセッションに出られている皆さんからすると、JAIRO Cloudでも研究者用のワークスペース、公開までできるワークスペースというのはありましたよねと。研究者自身が新規にJAIRO Cloudリポジトリのアイテムに簡単に登録・公開できるものがあるのに、なんでまたRDMからこういう機能を作ったんですかというご質問をいただくことがございます。

なるべくどちらのサービスもネガティブに捉えられないように書いたつもりなんですが、JAIRO Cloudのワークスペースだと、今手元の成果がもう固まっていて、それをすぐに公開する時などに便利ですと。研究者自身が新規アイテムを手早く登録・公開できるとか、成果物が固まっていればもうすぐに公開操作を始めていけると。公開に特化されているシンプルで分かりやすいインターフェースをJAIRO Cloudのワークスペースも持っているんですが、研究者向けではあるものの、研究者は普段GakuNin RDMを使ってデータ管理いただいていると我々は思っていますので、そこにも公開支援機能をつけてあげることで、研究データの管理から公開していくまで一つの流れでできると、非常に楽になるのではないかと捉えました。

普段管理しているデータをそのまま公開プロセスまで持っていける。論文と根拠データをGakuNin RDMの中で紐付けてJAIRO Cloudに送り出してあげることで、その紐づいた関係性を持ってメタデータを公開してあげることができる。その中で、GakuNin RDMの中でもこれまでなかったような申請プロセス、研究室の中の研究員がボスに承諾を取って、それから図書館のシステムに送ってあげるといったことを、サンプルモデルではありますが、ユースケースの一つとして作らせていただいたと。

二重管理がなるべく発生しないように、こっちのシステムとあっちのシステムで二重管理が不要な形でリポジトリに登録できるところを気をつけながら、開発はしてきたというところでございます。ポイントとしては、GakuNin RDMとJAIRO Cloudどちらでもデータの公開自体は可能ですが、GakuNin RDMでやると、すでに研究データを管理している状態からでも、その公開をシームレスにできるという点がメリットだと考えます。

次に、これは手続き的な話になります。法務・事務の職員の方も多いと思いますので、利用開始の最初の関門といたしまして、所属機関の研究者から、GakuNin RDMにあるデータを公開したいというお問い合わせが基盤センターや図書館の窓口、あるいは研究推進部門などに寄せられた時に、全てがすぐに研究者がGakuNin RDMで公開支援機能をデフォルトの状態ですぐに使えるわけではないということがあります。

GakuNin RDMの公開支援機能を使うには、所属機関のGakuNin RDM担当、主に情報基盤センターの方に設定を依頼するとか、あるいはJAIRO Cloud側の図書館の管理者の方にパスワードのようなものを払い出していただいて、それをGakuNin RDM側であらかじめ情報基盤センターでセットしておいていただけると、情報基盤センターで管理しているものと図書館で管理いただいているJAIRO Cloudがシステム連携できるようになるといったところが、少し設定のハードルとしてあります。JAIRO Cloudのワークスペース側にも同じような手続きがあるということで、所属機関のリポジトリを管理されている方にそういった依頼がないと、研究者が直ちにすぐ使えるというわけではないとなっております。

公開支援機能の利用開始までの流れといたしまして、その下に数字を振っているところでございますが、まず利用設定を基盤センター等でいただく。次に連携、両システムの連携設定を、今話したような2つのシステムの担当者で連携いただきながら設定いただく。そして利用開始で、GakuNin RDMの利用開始になると、研究者はGakuNin RDMのプロジェクトの中でアドオンなどを有効化しておいていただけると、今回紹介する公開支援の、簡単に公開できるシステムが利用できるようになるというところがあります。

入口の設定をここで表示させていただいておりますが、まずは研究者から依頼があったら、研究者の方は基盤センターに問い合わせていただくとか、図書館に連絡があった場合は情報基盤センターにも連絡いただくようなことが必要になっております。こういったことで連携を進めていただきながら、即時オープンアクセスを定着させていけないかと思います。

JAIRO Cloud公開支援機能と新しく作りましたユーザーインターフェースでございますが、こちらを使いますと、先ほど話したような日常のデータ管理の中から、データを公開しないといけなくなった時に、論文が出てその著者最終版を自分の大学のリポジトリに、GakuNin RDMからデータを送ってやることができる。データも合わせて同時にメタデータをつけて登録できて、それがリンクしているような形で登録されるということがございます。

この新しいユーザーインターフェースを作る時に、昨年度のこのオープンフォーラムのパネルセッションでの有識者の先生方の課題も取り込みまして、課題1から4ということで整理いたしまして、これに答えるような形で開発を行ったというところでございます。

頂いたご意見として、作業全体の工程が分かりづらい、公開するまでのフローが分かりづらいとか、メタデータ入力の数が非常に多くて大変だとか、2つのシステムをまたぐ操作が必要になってくるので、そこがもうちょっと簡単にならないかとか、機関担当者を支援しているようなユーザーインターフェースなどが不足しているんじゃないかといった声を頂いたというところでございます。こういった中で、これらの課題を、この後紹介するような画面で解決してきたというところがございます。

次に、どういった役割の人が出てくるか。このJAIRO Cloud公開支援機能においてどういう役割が出てくるかと言いますと、まずは研究者、プロジェクトメンバーが、論文とデータを公開することの申請を行う人で、真ん中は、提出されたものをプロジェクトの中で、主に研究室の主宰の教授をイメージして、研究室のメンバーが教授に承認を得て、そこから図書館に提出するというようなシンプルなモデルを、今回サンプルのユースケースとして最初に実装したというところがございます。

ここに関しては後ほどの議論で、うちの大学だともうちょっと学部長などに許可を取らないといけないとか、分野のところで学会に承諾を得ないといけないとか、いろんなバリエーションは今後増えるかもしれないですけど、一番シンプルなケースを今回は提示させていただいております。

その際に、利用者の連携や境目があまりないように、この公開支援システムに入っていただければ、自分のロールに応じてそれぞれ作業いただけるような仕組みを振ろうとして、操作ができるようになっています。

全体のやっていただくことです。今話したロール別、役割別に色を変えています。緑が研究者がやること、水色は一つだけですけど、研究者のボスがやることは承認を行うと。緑のところで一般の研究者の方が論文の書誌情報や研究データのメタデータを入れていただいて、それをボスに送って、ボスが承認して、それがJAIRO Cloudの方に送られて、今度はそのJAIRO Cloudの中でもワークフローがございますので、公開前に図書館の方がチェックして、それをリポジトリの中で公開していくという流れになります。こういったことが分かりやすいような形のインターフェースも作ったということがございます。

ここから実際の画面が出てきます。これがGakuNin RDMからのJAIRO Cloudへの公開支援機能と呼んでいる画面になっています。今までのGakuNin RDMと少し違う、新しい、分かりやすいシンプルなUIを今回は準備いたしました。最初の画面で選択いただけるのは、新規登録、作業中のデータの編集再開、登録済みの過去のデータの参照といったことができるようになっています。

次に、GakuNin RDMのプロジェクトを選択することと、ワークフローとなっておりますが、登録先のJAIRO Cloudを設定いただくことをここでやっていただくということがございます。通常、機関の中でのJAIRO Cloudは一つだという理解ですので、選択する登録先としては1件という形になっています。

また次に、論文からデータへと順に、論文を選択してそこの書誌情報を入れていくんですが、この際に、査読付き論文等でDOIがもうすでに発行されている出版直前のものとか、既発表の論文であればDOIを入力していただくと、その書誌情報は自動的に入力されるという形になっております。そうではない論文については、ここで書誌情報を入れていただくことができます。

その後、資金配分機関の情報などを入れていただいて、入力漏れがないかを確認いただいて、研究者がやるのはここまでで、ここから管理者の方に承認お願いしますとなると、今度は水色の文字になっておりますが、ここで承認操作を上の方にやっていただくという形になります。

そうすると、ここに映しているようなタスク管理の画面で承認を行っていただくような画面になり、承認を押すと今度はJAIRO Cloudの方に飛ぶという形になっていて、JAIRO Cloudの方では図書館の方が確認する、JAIRO Cloudの承認・公開のためのプロセスが立ち上がりますので、図書館の方は通常の管理系の認証から入っていただいて、ワークフローを開いていただくと、そこにGakuNin RDMから送られてきたアイテムから登録されたアイテムが表示されているというところですので、ここでチェックいただいて承認を押していただくと、公開に進むという形になります。

はい。実際、このようなところで公開が完了すると、論文と根拠データが紐付けられている形でリポジトリで公開されていくという形になります。

機関担当者の運用の支援ということでありますと、このようなJAIRO Cloud公開支援機能の中で、ある程度タスクの状態やステータスは管理されるようになっていますので、承認者の方は今何件申請が来ているとか、タスクはこの状態であるとか、そういったことが一覧で見渡せるような機能が入っております。はい。この辺り、登録の通知とか進捗の確認とか、インデックスをどう割り当てているかとか、権限と役割を分かりやすくするかといったところは、UIとして対応してきたという形になります。

はい。ここからまとめに入りますが、昨年度の課題に対して、ビフォーアフターという形でこのようになっておりまして、作業全体が分かりづらかったところは、先ほどの画面のような、ウィザードと呼ばれますが、順番に入力して次のステップに進んでいく画面で、全体の流れと今何を作業しているかといったところが分かりやすくなって、そこにはバリデーションもついていますので、一つ前のページに戻って作業を再開するとか、そういったことができるようになりました。

メタデータ入力の負担は、論文・根拠データのDOIからの補完とか、あるいは機関の情報だとRORから埋めるとか、そういった自動補完・入力補完、あとは研究者のデータベースの研究者のIDなどから研究者の情報を少し入力補完するとか、そういったところも新たに追加しておりますので、こういったことで少し入力負担が減っているのではないかというところがございます。

あとは、2つのシステムについては、一度管理者の方が設定いただければ、通常ユーザーの方はそのフローを繰り返し使っていただけるということで、先ほど見ていただいた簡易な画面で、初回の1回の設定は管理者の方がやっていただければ、あとはあまり意識せずにデータを公開して、即時OAに持っていけるのではないかと考えております。はい。あとは、機関の管理者の方向けのものも整備していった形になります。

まとめと今後の展望といたしましては、迷わずに先ほどのフローで登録していただけるようになりました。ウィザードと書いておりますが、そういった機能で登録いただけるようになりました。今どこのタスクをやっているかを明確に確認いただけるようになりました。あまりシステム間を意識することなく、データの登録まで進めていただけるようになり、それぞれの役割において適切なシステムで作業ができるようになりました。

今後は入力項目を簡素化するテンプレート化、分野別メタデータ支援などを進め、即時オープンアクセス対応を大学の実運用として定着させていくところでご協力できればと考えております。はい、私の方の発表は以上になります。ありがとうございました。

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