東大の情報システム担当者はDXをどう見ているか：システム導入の「やり残し」を埋める活動としてのDX
国立情報学研究所 - National Institute of Informatics
東京大学情報システム本部の玉造潤史准教授は、大学DX勉強会のパネルで、DXを推進する立場からではなく、一人のシステム担当者としてDXをどう受け止めているかを語った。玉造氏の立場ははっきりしている。DXは特別な新しい活動ではなく、これまで続けてきたシステム導入による業務改善の延長にある。ただし、これまで踏み込みきれなかった部分を変える機会になっている、という見方である。
DXの捉え方：効率化と、デジタルで新しくできること
玉造氏は、DXの捉え方は人によって異なるとしたうえで、自身の認識を二つにまとめた。一つは、最近使えるようになった様々なツールを活用して業務を整え、効率化や高度化を進めること。もう一つは、デジタルを使って、これまでできなかったことを幅広く実現することである。DXという言葉はこの両方を含んでいる、と玉造氏は理解している。
この定義に照らすと、長年システムを担当してきた玉造氏にとって、自分の仕事の中身を変えろと言われている感覚はあまりないという。DX勉強会の場なのでDXというキーワードで考えてはいるが、日々の仕事で特別なことをしているわけではない、と率直に述べた。
DXが進んだ背景：前提条件の変化とツールとのギャップ
コロナ禍以降にDXが大きく進んだ背景について、玉造氏は一般的な見方として、オンライン業務の普及を挙げた。以前は大学に来ることが基本だったが、来なくてもよいという運用に緩やかに変わった。会議もオンラインで開けるようになり、その場に必ずいなければならないという時間的な拘束がかなり減った。在宅勤務も、人や環境によって違いはあるものの、以前は「なし」とされていたものが今は「あり」になった。
玉造氏は、こうした要件の変化が、システムを作り業務を組み立てるうえでの条件を大きく変えたと見ている。以前なら絶対にできなかったことが今はできるようになっている。そこがDXの「トランスフォーメーション」にあたる部分ではないか、というのが玉造氏の解釈である。
さらに玉造氏は、別の要因も挙げた。Claude Codeのようなクラウドのツールはどんどん進化していくが、大学で一度導入した業務システムはそう簡単に進化できない。そのため、両者のギャップは開き続ける。玉造氏は、このギャップを埋めようとする活動としてのDXもある、と認識している。
「To-Beが甘かった」という自省
それでは従来は業務改善をしていなかったのかといえば、決してそうではない、と玉造氏は強調した。システム導入の際には、As-Is(現状どうなっているか)とTo-Be(どうあるべきか)を分析し、あるべき姿を描いてきた。ただし、あまりに無理な理想像は描けない。変化を望まない人もいるため、大きな変更は難しく、かなりコンサバティブに作らざるを得なかったという。
そのため玉造氏は、今のDXの議論を聞くと、どこか自虐的に受け取ってしまうと明かした。精一杯変えようと思って要件を作ってきたが、DXのツールで簡単に改善できるものが次々に出てくるのを見ると、To-Beのあるべき姿がまだ甘かった、もっと踏み込んでよかったのだと痛感するという。玉造氏はこれを、日々の後悔のようなものだと表現した。
そこから玉造氏は、今のDXを次のように位置づけた。業務システムの導入時に踏み込みきれなかった部分を改善の種にして展開していく。しかも今は、周囲がそれを理解してくれるので、改善が積み重なっていく。その相乗効果で、これまでの壁を乗り越えていくのが今のDXではないか、という見方である。玉造氏自身はどちらかといえば世の中を変えていきたい立場であり、DXの波をうまく利用して、これまでの活動をより盛り上げていきたいと述べた。
「小さなDX」と「大きなDX」
実際にDXに取り組むにあたり、玉造氏は「小さなDX」と「大きなDX」の二種類があると整理した。
小さなDXは、身近な担当者が自分の身近な業務を、ツールをうまく使って改善していくものである。本人のリテラシー向上にもつながり、申請のオンライン化や教育のデジタル化などで多くの実績がある、と玉造氏は見ている。
大きなDXは、システム全体を入れ替えて新しいものを作る、あるいは業務全体を見直すといった取り組みである。前述のように前提条件が変わっているので、その変化を生かした大きなDXもぜひ必要だという。両者をうまく組み合わせることが、今のDXにとって重要だというのが玉造氏の考えである。
小さなDXの実践：お金をかけず、手と頭で
玉造氏は、自身が両方に取り組んでいることを示すために、具体例を紹介した。
小さなDXの例としては、Power Automate、Forms、Entraといったクラウドの機能だけを使い、お金をかけずに「手と頭だけ」で仕組みを作った事例を挙げた。全学アカウントと全学の情報セキュリティ教育・セキュリティテストを連携させる仕組みを実現したという。
もう一つの例はUTokyo Slackである。東大にはSlackの契約があり、そのワークスペースの作成や運営を、職員にGAS(Google Apps Script)を書いてもらうなどして、クラウドベースの仕組みだけで運用しているという。
大きなDXの実践：組織の構造ごと変える
一方で玉造氏は、本当に力を入れるべきなのは大きなDXだと考えている。スタートラインから変えていく必要があるが、当然一人ではできない。その例として挙げたのがutelecon(東大のオンライン授業・会議支援の取り組み)である。教員の主導のもと、従来は教員と職員だけで進めていたシステム運営に学生にも協力してもらい、より良い運営を目指している。玉造氏はこれを本当に大きなDXだと評価した。
次に挙げたのが、全学Wi-FiのUTokyo Wi-Fiである。基本的にすべての建物のすべての区域でWi-Fiを使えるようにしている。以前は学部や研究科など部局ごとに個別に運営していたものを、全学共通で整備する形に改めた。これはお金の構造も人の構造もすべて変えることを基本スタンスとした取り組みだという。
さらに、現在進行中の取り組みとして証明書発行の一元化を紹介した。卒業証明書や成績証明書などは東大では各学部ごとに発行しているが、それを大学全体で取りまとめようとしている。このほかにもマイナンバーカードの活用や会計システムの作り直しなどに取り組んでいるという。玉造氏は、こうした大きな実践を進めながら、小さな改善も重ねていくことがDXに必要だと述べた。
これからの課題：生き残るDXにするために
玉造氏は、DXが立ち上がってきた今、ここから先が重要だと考えている。生き残るために何が必要かをきちんと考えるべきだという。
一つは視野の広さである。これまでは身近なところから取り組む流れだったが、生き残るにはもっと大きく幅広い視野で見ていく必要がある。もう一つは新しい視点である。これまで前提としてできないと受け止めていたことが、どんどんできるようになっている。それをどう捉えていくかが問われる。
玉造氏は、二種類のDXで課題の性質が違うと指摘した。大きなDXは組織改変なので、定着さえすれば生き残る。ちゃんと頑張ってやればよい、という見方である。一方で小さなDXは、自転車操業に近い状況になっていく。これをどうまとめ、回収していくかがとても重要だと玉造氏は述べ、そこは考えながら進めていくしかないとした。
情報システム担当者への呼びかけ
締めくくりに玉造氏は、情報システム担当として感じるDXは、結局これまでのシステム導入活動の延長にすぎないと改めて述べた。そのうえで、同じ立場の担当者に向けて呼びかけた。今は小さなDXがもてはやされている感があるが、これまで取り組んできた大きなDXもとても重要なので、ぜひ連携して進めたい。そして最重要課題は、各所で芽を出した多くの小さなDXをどううまく巻き取っていくかであり、そこは協力して取り組めるとよい、という。
最後にDX勉強会について、玉造氏は参加して多くの取り組みを見ることで大きな刺激を受けていると語った。そうした事例を目にして次のDXにつなげていくことが重要であり、多くの人に参加してほしい、自身も担当者としてそれを次の活動に生かしていきたい、と述べて話を終えた。
はい、東大の玉造です。よろしくお願いします。今日は好きなことを喋ってくださいと言われたので、大学ではDXを推進する立場でもあるんですけども、純粋にシステム担当者としてDXをどう受け止めているかという辺りについて、今日はお話しさせていただきたいなと思っております。
一応こんな感じで考えていますが、まず最初ですけども、DXって皆さんいろんな捉え方があると思うので、私が一担当者としてどういう風に捉えているかということについて、軽くまとめておくと、DXって非常に広いんですけど、狭義には最近使えるいろんなツールなどをうまく活用して業務を整えていく、効率化するとか高度化するということをやっていくのを、DXと言っている部分もあるかなと思いつつ、それだけじゃなくて、せっかくなのでデジタルを使って今までできなかったことを、より幅広くやりましょうという、その両方を捉えてDXと言っているかなという風に、私は認識しています。
これだけ見ると、私はずっとシステムを担当しているので、やっていることを特に変えろと言われている気はしていなくてですね。なので、正直、DX勉強会という場で話させていただいているので、DXというキーワードで考えてはいるんですけども、特に特別なことをしているわけではないなという風に、日々感じています。
それで、最近ですね、コロナ禍以降DXがすごく進んでいて、勉強会などでも皆さんに色々成果があってというので、このDXが進んだ背景というのは、一般的にはオンライン業務というのが非常に普及して、今までは大学に来いというのが基本だったのが、来なくてもいいですよという風に緩やかになったおかげで、会議などもオンラインでやって良くなって、その場に必ず来いというような時間拘束はだいぶ減ったと。在宅勤務なども、人によってとか環境によっては違うかもしれませんけど、昔はありかなしかと言われたらなしだったのが、今はありかなしかと言われたらありという状況になっていったと。こういった要件の変化がですね、システムを作ったり業務を構築していく上での条件をだいぶ変えていて、昔だったら絶対できなかったことが今できるようになっているよねというのが、DXのトランスフォーメーションする部分なのかなと。
さらにですね、私が思っているのは、クラウドのツールってどんどん、Claude Codeなどもすごいと思いますけど、簡単に進化していくんですけど、ところが大学で一度入れてしまった業務システムはそう簡単には進化できないので、そのギャップ感がどんどん開いていくので、それを埋めようよという活動としてのDXがあるんだなという認識ではいます。
だからと言って今まで業務改善をしていなかったかと言うと、決してそんなことはないと私は思っていて、特に従来は、システム導入の時にはですね、As-Isで今どうなっているか、To-Beでどうあるべきかということについて分析していくわけですね。そのあるべき姿というのを描くんですけど、その時にあまりにも無茶な理想像を描くわけにはいかないので、だいぶコンサバティブにやらざるを得ない。それは多分、変化を望まない人たちもいるしというのがあって、そこまで大きく変更はできないなという感じで作らざるを得ないというところはあったと。
なので、正直今のDXというのを聞いていると、私はだいぶ自虐的に受け取るところがあって、結局To-Beのあるべき姿がまだまだ甘かったんだなというのを痛感するんですね。本当に精一杯変えてやろうと思って要件を作っているわけですけど、結局簡単にDXのツールのようなものが出るということは、もっともっとやってしまって良かったんだなというのが、正直日々後悔という感じではあります。
なので、DXと言われたので、ということは、DXは結局どうしているかと言うと、業務システムの導入の時に踏み込みきれなかった部分を改善の種にして、それを展開していくということで、しかもそれをみんなが理解してくれるので、どんどんそれが積み重なっていくという相乗効果で、うまく今までの壁を乗り越えていくというのが今のDXなのかなと。私はどちらかというと世の中を変えていきたいなと思っているので、DXの波をうまく利用して、これまでの活動をより盛り上げていきたいなと思っています。
実際じゃあDXをやろうと思うと、僕は大きく小さなDX、大きなDXという2種類あるなという風に認識していて、まず小さなDXの方は、身近な担当の方々が身近な業務をですね、ツールなどをうまく使って、その本人のリテラシーが向上しているということで、申請のオンライン化とか教育のデジタル化のような部分で割と多くの実績があるかなと。一方、大きなDXもあって、例えばシステム全体を入れ替えて新しいすごいものを作ろうとか、あと業務全体を見直しましょうねというようなところもあって、こういったものはすごく重要でですね。特に先ほどの、その前提が変わっているので、その前提を生かした大きなDXというのもすごくやる必要があって、これをうまく組み合わせてやるということが今のDXにとって重要な状況なのかなと。
私としてはですね、両方やらなきゃいけないなと思っているので、一応両方やっていますよとアピールはしておこうかなと思っていまして、まず小さなDXの方の実践としてはですね、Power AutomateとかFormsとかEntraなどのクラウド的な機能だけを使って、お金を使わずに手と頭だけを使って、例えば情報セキュリティ教育という、全学のアカウントと全学のセキュリティテストというのを連携させて実現するようなこともしましたし、あとはUTokyo Slackという、東大はSlackの契約があるんですけども、そのSlackのワークスペースを作ったりとか運営とかというのは、職員さんにGASを書いてもらったり、GitHub Actionsを書いてもらったりして、そういうクラウドベースのものだけで運用するようなことはしていて、こういう感じで、そのDX特有の小さいものもやっていると。
でも、やっぱり実際本当に頑張るべきは大きなDXかなと思っていて、本当にそのスタートラインからこれは変えていかなきゃなというので、私一人で当然こんなことはできないので、例えばUTeleconでは田浦先生などにも主導いただいて、教員、職員、学生という、今までシステムは大体教員と職員だけでやっていたのに、学生さんに協力してもらって、より良い運営を目指しましょうというのは、こういうのは本当に大きなDXだと思うので、そういったものに関してアクションしていくとかですね。あとは、UTokyo Wi-Fiという全学Wi-Fiがあって、基本的には全ての建物の全ての区域でWi-Fiを使えるようにしているんですけど、こういったものというのは、今までは部局ごと、例えば情報理工とか理学部とかで個別に運営していたものを、基本的には全体で共通整備をしていくと。それはもう結局、お金の構造も人の構造も全部変えるような基本スタンスでやるとかですね。あとは、ちょっとこれは今途中ですけど、学習的証明書と言って、皆さんも出していると思いますけど、卒業証明書とか成績証明書というのを東大は各学部ごとに出しているんですけども、そういったものを大学全体で取りまとめましょうというような、こういった話というのを実際に実践としてやっていて、他にもですね、マイナンバーカードを使ったりとか、会計システムを作り直したりとか、色々やってはいるんですけど、こういった大きな実践もしながら、小さな改善もしていくということをしていくのが、DXに必要なことかなと。
結構これからがやっぱり重要かなと思っていて、DXが立ち上がってきたので、ここから先はやっぱり生き残るためにはどうしたらいいのかというのをちゃんと考える必要があるかなと。一つは全体的なところで、今までは割と身近なところをやっていくという感じだと思うんですけど、やっぱり生き残るためにはもっと大きい幅広い視野でも見ていかなきゃいけないということと、あともう一つはやっぱり新しい視点で、今までは多分前提としてできなかったというような感じに受け止めていることがどんどんできるようになっているので、そこをいかに見ていくかということが必要で、特にですね、さっき挙げた大きなDXというのは組織改変なので、定着さえすれば生き残ってくれるから、そこは割とちゃんと頑張ってやればいいかなと思うんですけど、小さなDXの方は結局自転車操業に近い状況になっていってしまうので、そこをいかにうまくまとめて回収していくかということがすごく重要かなと。なので、こういったところをですね、我々は考えながらやっていくしかないかなという風に思っています。
私が情報システム担当として感じているDXというのは、単に今までやっていたシステム導入活動の延長でしかないかなという感じなんですけど、特に多分同じような仲間としての情報システム担当の方もいっぱいいらっしゃると思いますけど、小さなDXというのが今割ともてはやされている感じがありますが、それだけじゃなくてですね、今までやってきた大きなDXというのもすごく重要なので、そこをぜひ連携してやっていけるといいかなと。
ちょっと最重要課題は、そのいっぱい芽が出てきた小さなDXというのをいかにうまく巻き取っていってあげるかというところがすごく重要かなと思うので、そこはちょっと協力してできるといいかなと。
最後にですね、DX勉強会について触れておくと、私は参加させていただいてですね、いろんな皆さんのたくさんの取り組みを見て、とってもやっぱり刺激を受けていて、そういったものを目にしてですね、次のDXにつなげていくということがやっぱりすごく重要な取り組みなのかなと思っています。なので、そういった意味でですね、ぜひ皆さんにも参加していただきたいですし、それをですね、私も担当者としてうまく生かしてですね、次のDXの活動につなげていきたいなという風に考えております。はい、以上です。
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