「決めない会議」と「愚痴」の価値：多重的な意思決定から見る日本の職場の無駄

番組でビジネスパーソンおよそ150人に無駄だと思う仕事を聞いたところ、様々な答えが。日本の職場にはまだまだ無駄が溢れているようですが。

例えば、会議が多いです。「今回、私必要だった？」と感じることも多いねとかですね。日報を記入するのが、毎回変わらない文章で埋めている。無駄ですね、これね。

これ1個1個読んでいくと、無駄だってことは本人分かってるんですよね。でもなくせないっていうのは、これ何なんでしょうかね。

僕は元々外資系のIT企業にいたんで、マイクロソフトって会社にいたんで、もうめちゃめちゃ筋肉質で、無駄ほとんどないんですよ。そぎ落としてるから。そこにバリバリの、いわゆるJTCってやつね、日本企業、ジャパン・トラディショナル・カンパニーの人をインターンで1年間預かるっていうのを何年かやってたんですね。

そのうちの1人が、僕のシャドーイングって、僕と一緒にずっとくっついてて、もうすごく驚いてたんですよ。「澤さん、すごいペースで会議するんですね」って言うんですね。15分とかなんです、会議。

なるほど。もう決めること決めてしまったら、すぐ次に行っちゃうって。例えば30分の会議でも10分、15分で終わらしちゃうんですね。そうすると、いいセリフがあって、「15 minutes back to you」っていう言い方するんですね。「あなたに15分お返しします」。30分借りてたけど15分で済んだ。「15分お返ししますね」。

予定は押さえとくけど、出るわけだ。そう。もう早く終わったらリリースしちゃうって。「あんな早く物が決まるんですね」みたいなことを言って、「そうだよ」って言って。「あと驚いたんですけど、皆さん発言するんですね」って。「どういうこと？」って。「いや、自分の会社の会議は、発言できる人は決まってます」。

決まってる。「え、そうなの？ でもさ、質問とかないの？」「あります」「したらどうなの？」「会議の進行を遅らせるんじゃないと怒られます」って。「会議で何かが決まるのを見ました」。

本質だな、それ。腰抜かしましたけど。確かに会議は決めるためにあるのに。もうそれを初めて見たと。決める会議、1度も見たことがなかったっていう。もう28歳か何かで、社会人5、6年目の人だったんですけど、そのこと言ってるわけですよ。

何が犠牲になってるかって言うと、本人の時間なんですけど。その時間が無駄になってるのって、物理的な変化あんまり分からないので。例えば財布の中のお金が減るって、物理的に分かるじゃないですか。「1000円札しかない」とかってなるとちょっとへこみますけど、時間がなくなってるのって意外と気づかないですよね。

流れていっちゃいますもんね。そう。「あれ、気づいたら日が暮れてる」とかはあるかもしれないけれども、ぱっと分からないし、ロングレンジで見るとさらに分からなくなるんで、気づいてみるとすっごいたくさんの時間が無駄になってるってことですよね。

会議出てると仕事してる気持ちになりますからね。「今日もちゃんと働いた」って思うっていうのはあります。「ああ、疲れた、疲れた」っていうね。

これ、木頭さん、やっぱりあるあるなことですかね、今のお話は。はい、たくさんあります。たくさん。やっぱり意思決定プロセスが、大企業なんで、もう多重になってまして、その最終意思決定に至るまでに、何回も同じようなことを繰り返すんですけど、全部資料が違うんですよ。

へえ。1回1回変える。1回1回変えるんで。大体、課長クラスから始まって、部長があって、担当役員になって、社長含めトップ。それぞれみんな言いたいこと言うから、それをどんどん入れ込んでいくと、何かむちゃくちゃよく分かんない資料になっちゃう。最終段階行ったら「何だこれ、よく分かんねえな」とか言って、作り直しみたいなことはあって。

あと、パワーポイントって意外と罪があると思ってまして。なるほど。意外と凝る人がいるじゃないですか。あと、好き嫌い、見せ方、見え方、フォントとか。そういうのが、上の人の嗜好というかね、それによって毎回変わる。

そっか、部長はこういうのが好きだからでアレンジして。たくさん資料詰め込みたい部長さんの上の役員は、もっとシンプルに、ぱぱっと。「こんな20ページもあるんだよ」と言うと、何か全部作り直しみたいな。そう考えると、本当にパワポっていいのかなと。

結構、社内のレポートでスライドを使うのを禁止してる会社もありますからね。マイクロソフトも実はそうだったんですよ。もうダッシュボードで見られる状態にしておいて、本当に必要なものは文章にするんですね。そっちの方が、Amazonさんなんかも結構これは徹底してたと思いますけど。

結局スライドにすると、作ることが仕事になってきちゃったりとかするので。たまにスライドを使うこともあるんだけど、その時にはがっつりテンプレートが決まっていて、フォントサイズも全て固定をされていて、その通りにやる。全世界から集めるものも全部そのフォーマットでやる。そうすると見るところが決まるので、すぐに判断ができるってことなんですね。読解をしないでいいと。

そうか。元山さん、いかがですか？

こういうふうにアンケート取ると、結構皆さん書いてくれはするんですけど、実際の現場に入ったりすると、私も20年ぐらい業務改善、DXやってますけど、なかなか「何を問題に思ってますか」とか「どこ改善したいですか」みたいなことを言っても、やっぱり現場の人って自分の仕事を無駄だって言いづらいんですよ。

そうだよな。あと、今までやってきてるわけですから。こういうふうにインタビュー取ったり、あと飲みに行ったりとかランチとかしてると、みんな愚痴は言ってるんですよ、職場の。言ってますね。めっちゃ言ってるんですよ。「何であんなことやらされてんだ」みたいなことをみんな言っているので、業務に入る時は、私は愚痴っていうのをすごく大事にしてて。

プロジェクトに入った時に、一番最初にこのグーチングっていうのをやっていて。グーチングっていうんですか？ グーチングっていうのは、最初5、6人から、多くても10人ぐらいの、いつも働いてるメンバーで愚痴を出し合う。ポストイットに書いて、愚痴をばーっと出し合って、そのデータを元に、そこからプロセスを洗っていったりとか。

具体的にもう少し細かくしていくと、どういう業務をやっているんだろうっていうのを、とにかく言語化、見える形に変えて、課題にするっていうことを一番最初にやっています。グーチング、愚痴を言おうねっていうことで集まって、ファシリテーション型のデータ収集することによって、憤りのスイッチをそこで入れるんですよ、みんなで。

もうやるぞってなるまで。そう。「そんなんやってらんねえな」って現場に言わせて、現場でテンション上げて、ここから出た生データを元に、解決策、プロジェクトを進めていくっていう。

そうか、愚痴って大事なんだ。生産性ないから言わない方がいいのかと思ったけど、言った方がいいってことなんですね。ただ、言語化をするっていうのは大切です。確かにそうか。空中戦で終わらせると目に見えないんで意味がないんで、言語化して、ちゃんと言葉にする。

あと愚痴言う時、1個約束なのは、人の悪口は言わないってことですね。いや、それめっちゃ大事。そうなんだ。人を憎まず仕組みを疑うのが業務改善。

でも上司の悪口とか、一番盛り上がりそうじゃないですか？ それはガチで居酒屋でやってもらえばいいです。一応グーチングでは、仕組みの愚痴を言おう。そうか、そうか。分かりました。

無駄な仕事をなくした先に、どんな未来を描いているのか。大手航空会社、日本航空が目指すのは、社員のウェルビーイング日本一。具体的にどんな取り組みをしているのでしょう？

航空会社、すごく取り組み早いように我々感じるんですけどね。荷物ももう無人で預けられるようになってるし。まだスピード感で言うと物足りないんですか？

そうですね。表はお客様ご自身でやられて、裏で人が走ります。人がベルトコンベアしてるというか。そうか、そうか。実態はございますんで。ありがとうございます。

スマートハンドリング、この実現って、これはどういうことなんですか？

サッカーとかラグビーとかで、選手のユニフォームにチップ入ってて、ずっとこの選手がどういうパフォーマンス、走りをね。一生懸命走ってんだけど無駄な動きをしてるとか、ちゃんと少ない動きなんだけど的確に絡んでるかって、アナリストが全部分析して、デブリーフィングやって、翌日の試合につなげてるっていうのが、これ普通じゃないですか。似たようなことを、実は貨物の倉庫の現場でもやろうとしてまして。

プレイヤーの数がめちゃくちゃ多いのに。

こちらがスマートハンドリングの取り組みの1つ。貨物倉庫で働く人のヘルメットとフォークリフトにつけたチップで動きを可視化し、効率化を進めようとしています。

無駄な動きがあったら、ちょっと作業のレイアウトをまず変えてみるとか、そうすると最短距離で仕事ができるとか。あと、いろんなところに人が寄っちゃってると、「これ何やってんだ」とかですね。こういうふうに最適な動きをして、楽してみんなが動けて、早く帰れる。こういう仕組みを導入したいなと思って、今ちょっと。

めちゃくちゃサボってんのバレますね、これ。そうですよね。止まってた。意外とですね、これ例えば喫煙エリアにずっとAさんがいるっていうの、バレちゃうじゃないですかと。こういうのってなかなか問題になりませんかと。これは、そういうことに使うんじゃないってことをちゃんと説明しとく必要があるかなと思って。そう、そこは社内理解も大事ですね。

ここで1つクイズがあるんですけれども、JALでこれから人の手を離れていくと考えられる仕事はどれでしょうかってことで、お持ちいただきました。Aがパイロット、Bがキャビンアテンダント、Cが整備士、Dが空港のお客様対応スタッフってことで。

うわ、どれもサービスの本当に中だと思うんですけれども、どれが人の手を離れていくというふうに考えてるかってことなんです。児嶋さん、どうですか？